Ersetzt Optimaite unser Lieferantenportal?

Nicht zwingend. Portale, E-Mail und Scan können Eingangskanäle bleiben. Optimaite strukturiert, prüft und führt die Akte — und schreibt ins ERP.

Welche Compliance-Prüfungen sind vorgesehen?

Vollständigkeit der Pflichtnachweise, Gültigkeit von Versicherungen und Zertifikaten, Sanktionslisten-Abgleich nach Ihren Listen. Individuelle Regeln pro Warengruppe sind möglich.

Was passiert bei unvollständigen Unterlagen?

Der Vorgang bleibt offen. Fehlende Felder und Dokumente werden dem Lieferanten oder Einkauf zugeordnet — ohne dass ein unvollständiger Stammsatz nach SAP rutscht.

Können bestehende Lieferanten nacherfasst werden?

Ja. Historische PDFs und Altakten lassen sich nachziehen, Lücken markieren und Wiedervorlagen setzen.

Business · Vendor Onboarding

Lieferanten anlegen, ohne Stammdaten zu jagen.

Fragebögen, Handelsregisterauszüge, Versicherungen und Zertifikate werden strukturiert erfasst, gegen Compliance-Listen geprüft und als Lieferantenakte geführt — bereit für SAP.

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1 Akte

statt verteilter E-Mail-Anhänge

Auto

Extraktion aus PDF, Scan und Formular

Check

Compliance vor der ersten Bestellung

SAP

Stammdaten ohne Doppelpflege

BusinessSAP

Ein neuer Lieferant bedeutet heute: E-Mails, PDFs, Excel-Listen, fehlende USt-IdNr., abgelaufene Versicherungen. Einkauf, Compliance und Buchhaltung arbeiten an denselben Unterlagen vorbei. Optimaite Business macht aus dem Eingang eine prüfbare Lieferantenakte — und schreibt Stammdaten ins ERP.

Ablauf

Vom Lieferantenpaket zum buchungsfähigen Stammsatz

01
Unterlagen entgegennehmen
Onboarding-Pakete kommen per E-Mail, Portal-Upload oder SFTP: Selbstauskunft, Handelsregister, Steuerbescheinigung, Versicherung, ISO-Zertifikate, Bankdaten.
PDF, Scan, Excel, Web-Formular
02
Stammdaten strukturieren
KI extrahiert Firma, Anschrift, USt-IdNr., IBAN, Ansprechpartner, Warengruppen und Zahlungsbedingungen. Fehlende Pflichtfelder werden markiert, nicht stillschweigend ergänzt.
03
Compliance prüfen
Sanktionslisten, Pflichtversicherungen, Zertifikatsgültigkeit und Vollständigkeit der Nachweise. Abweichungen gehen an Einkauf oder Compliance — mit Begründung, nicht als Roh-PDF.
Wiedervorlage vor Ablauf von Nachweisen
04
Akte führen & ins ERP schreiben
Die Lieferantenakte bleibt die Quelle für Nachweise. Freigegebene Stammdaten werden nach SAP (Kreditor / Business Partner) oder per API in andere Systeme geschrieben.

Funktionen

Was Optimaite Business für Vendor Onboarding leistet

Strukturierte Stammdatenerfassung

Felder

statt Freitext

Aus unstrukturierten Onboarding-Paketen werden Lieferantenstammdaten — ohne Abtippen in SAP.

Compliance-Checks

Vor PO

nicht danach

Nachweise, Gültigkeiten und Pflichtangaben werden gegen Ihre Regeln geprüft, bevor die erste Bestellung rausgeht.

Lieferantenakte

1 Akte

pro Lieferant

Alle Nachweise an einem Ort, versioniert, mit Audit-Log. Keine Suche im Postfach der Muster GmbH.

Wiedervorlage

Frist

automatisch

Ablaufende Versicherungen und Zertifikate lösen rechtzeitig einen Workflow aus — nicht erst bei der nächsten Betriebsprüfung.

SAP-Stammdaten

SAP-ready

native Integration

Freigegebene Kreditoren- und Business-Partner-Daten werden zurückgeschrieben. Keine parallele Excel-Wahrheit.

GoBD & Audit

GoBD

revisionssicher

Wer wann welchen Nachweis akzeptiert hat, bleibt nachvollziehbar — intern und gegenüber Prüfern.

Weitere Anwendungsfälle

Belegprüfung & Auditing Procure-to-Pay Legal Drafting Quality Management Unstructured Knowledge

FAQ

Fragen zu Vendor Onboarding

Alles Wichtige zu Betrieb, Sicherheit und Einstieg — kurz beantwortet.

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