Optimaite Business automatisiert den gesamten Procure-to-Pay-Prozess (P2P): von der Bedarfsmeldung über die Bestellung (Purchase Order, PO) und Auftragsbestätigung (AB) bis zur Rechnungsprüfung, Freigabe und Zahlung. Der vollständige Einkaufszyklus läuft ohne manuelle Dateneingabe — KI extrahiert, prüft und bucht in SAP, DATEV oder Ihr ERP.
Procure-to-Pay (P2P) bezeichnet den vollständigen Einkaufsprozess eines Unternehmens: Bedarfsermittlung → Lieferantenanfrage → Bestellung (PO) → Wareneingang → Auftragsbestätigung (AB) → Rechnungseingang → Prüfung → Freigabe → Zahlung → Buchung. In vielen Unternehmen sind diese Schritte fragmentiert, manuell und fehleranfällig. Optimaite Business schließt die Lücken.
Optimaite Business verarbeitet alle P2P-Dokumente unabhängig vom Format: Purchase Orders als PDF, EDI-Nachrichten, SAP-Exports oder Word-Dokumente werden genauso erkannt wie Auftragsbestätigungen per E-Mail oder Rechnungen im ZUGFeRD-Format. Der automatische Dreifach-Abgleich (3-Way Match) von PO, AB und Rechnung erkennt Preisabweichungen, Mengendifferenzen und fehlende Positionen in unter einer Sekunde.
Freigegebene Belege werden direkt per RFC/BAPI in SAP gebucht — Wareneingangsbuchtung, Rechnungseingangsverarbeitung (MIRO), Kreditorenbuchhaltung. Alternativ: DATEV-Schnittstelle, REST-API oder Webhook für andere ERP-Systeme (Microsoft Dynamics, Sage, Oracle, Lexware). Kein manuelles Einpflegen, keine Übertragungsfehler.
Optimaite Business prüft eingehende Rechnungen auf GoBD-Konformität und archiviert alle Belege revisionssicher. Lieferantenstammdaten werden automatisch abgeglichen. Toleranzregeln (Preisabweichung ±2%, Mengendifferenz ±1 Einheit) sind individuell konfigurierbar — pro Lieferant, pro Warengruppe oder global.
Wenn die KI eine Abweichung über Toleranz erkennt, leitet sie den Beleg automatisch in den Klärungsworkflow: Zuweisung, Kommentarfunktion, Eskalation an Teamleiter. Die KI liefert immer eine Begründung und Handlungsempfehlung — der Einkäufer entscheidet mit einem Klick. Durchschnittliche Klärungszeit: unter 4 Minuten statt mehrerer Stunden.
Optimaite Business ist eine Alternative zu DocuWare, Kofax, ABBYY FlexiCapture und anderen Intelligent Document Processing (IDP) Lösungen — mit direkter ERP-Integration und juristisch validierter GoBD-Archivierung. Keine teuren Lizenzen, keine komplexe On-Premise-Installation notwendig (aber optional verfügbar).
Optimaite Business Preise auf Anfrage. Starter, Professional, Scale und Enterprise — unbegrenzte Nutzer, Credit-basierte KI-Nutzung. SAP-Integration. 14 Tage kostenlos testen.
Vom Bedarf zur Zahlung.
Vollautomatisch. Ohne Medienbruch.
Optimaite Business automatisiert den gesamten P2P-Prozess: POs, ABs und Rechnungen werden automatisch erfasst, abgeglichen und direkt in SAP gebucht.