beA, E-Mail, Briefe, Faxe, WhatsApp-Mandantennachrichten, gescannte Eingangspost — alles landet in einem einzigen Posteingang. KI-Hintergrundagenten lesen jeden Eingang im Sekundentakt, klassifizieren ihn, erkennen Aktenzeichen, Parteien, Gericht und Fristen, und legen das Dokument nach Ihrer Bestätigung in der richtigen Akte unter dem richtigen Tab ab.
KI sortiert · extrahiert Aktenzeichen, Parteien und Fristen · weist die Akte dem zuständigen Sachbearbeiter zu — und Sie bestätigen mit einem Klick.
Sechs Schritte, die heute manuell sind. In Optimaite passieren fünf davon automatisch — der sechste bleibt bei Ihnen.
KI klassifiziert die beA-Nachricht: Klage, Schriftsatz, Beschluss, Verfügung, Mahnbescheid, Empfangsbekenntnis oder reine Information.
Sie sehen die Klassifikation als Vorschlag — überschreibbar mit einem Klick.
KI extrahiert Aktenzeichen des Gerichts, Parteien (Kläger, Beklagter, Streithelfer), zuständiges Gericht und Spruchkörper aus dem Dokumentenkopf und gleicht sie mit Ihren bestehenden Akten ab.
→ 10 BvR 1234/23 → Mustermann ./. Muster GmbH → Akte M-2024-0117
Sie bestätigen die zugeordnete Akte oder wählen mit einem Klick eine andere — keine 'neuer Akte anlegen' Friction für Folgepost.
KI erkennt Fristen im Schriftsatz — Berufungsfrist, Berufungsbegründung, Klageerwiderung, Stellungnahme — und setzt Vorfrist und Notfrist gemäß Ihrer Kanzleistandards.
→ ZPO §520 Abs. 2 → Berufungsbegründung 2 Monate ab Zustellung
Die Frist ist erst aktiv, wenn Sie oder Ihr Berufsträger sie bestätigt haben. Notfrist-Fehler durch Tippfehler werden so unmöglich.
KI legt das Dokument in der korrekten Akte unter dem richtigen Tab ab (Schriftsätze, Beschlüsse, Mandantenkorrespondenz) und versieht es mit Tags wie 'BeschlussSofortigeBeschwerde'.
Volltextsuche und Filter über alle Dokumente — kein händisches Umbenennen mehr.
KI weist die Akte dem zuständigen Sachbearbeiter zu (Partner, Associate, Referendar) basierend auf Spezialgebiet, Auslastung und Mandatshistorie.
Zuordnungsregeln sind schnell eingerichtet — Korrekturen verbessern die künftigen Vorschläge.
KI erstellt einen Empfangsbekenntnis-Entwurf (EB), prüft formale Anforderungen und legt ihn zur Signatur bereit.
Sie unterschreiben digital im beA — die KI sendet zurück und protokolliert den Versand revisionssicher.
Berufsträger-Kontrolle. Fristen werden niemals ohne berufsträgerseitige Bestätigung aktiviert. Jede KI-Aktion wird nachvollziehbar protokolliert — DSGVO Art. 30, BRAO §43e und §203 StGB werden eingehalten.
Heute öffnen Anwälte parallel beA, Outlook, das Scan-Verzeichnis, das WhatsApp-Web-Fenster und den Fax-Drucker — und übertragen jeden Eingang händisch in die Akte. Bei 30–50 Eingängen pro Anwalt verschwinden täglich zwei produktive Stunden in reinem Sortier-Aufwand.
Die Frist steht im Schriftsatz, der Anwalt schreibt sie händisch in den Fristenkalender — und genau hier passieren Notfristen-Fehler, die Mandate kosten.
Bei zehn aktiven Mandaten gegen denselben Gegner ist das richtige Aktenzeichen oft nicht offensichtlich. Falsche Zuordnung = falsche Frist, falsche Rechnung, peinliche Mandantenfrage.
→ 10 BvR 1234/23 → Mustermann ./. Muster GmbH → Akte M-2024-0117
→ ZPO §520 Abs. 2 → Berufungsbegründung 2 Monate ab Zustellung
beA, IMAP/Exchange, Brief- und Fax-Scans, WhatsApp Business und das ePoststelle-eBO-Postfach laufen in einem einzigen Strom zusammen. Status-Pipeline pro Eingang: unbearbeitet → wird sortiert → wird extrahiert → fertig.
Spezialisierte Hintergrundfunktionen unterstützen Klassifikation, Felderextraktion, Aktenzuordnung, Fristerkennung, EB-Vorbereitung und Protokollierung. Sie sehen den Bearbeitungsstand pro Eingang in Echtzeit.
beA ist direkt in den Kanzleiablauf eingebunden — ohne separaten Browser-Umweg. Anmeldung und Versand bleiben innerhalb der vorgesehenen beA-Sicherheitsverfahren.
KI liest den Briefkopf, prüft Aktenzeichen, Parteien und Mandantennummer gegen Ihre Datenbank und schlägt die korrekte Akte mit Confidence-Score vor — überschreibbar mit einem Klick.
Fristen-Engine mit ZPO/StPO-Wissen
Die Engine kennt die wichtigsten Fristregeln (§§517, 520 ZPO, §314 StPO etc.) und schlägt Vor- und Notfristen automatisch vor — Sie behalten die Kontrolle.
Empfangsbekenntnis-Workflow
EB-Entwurf, Sichtprüfung, qualifizierte Signatur, beA-Versand und revisionssichere Dokumentation — eine Aktion statt fünf.
Sammelversand
Mehrere Schriftsätze in mehreren Akten in einem Vorgang versenden — z.B. Vergleichsangebote an 30 Beklagte einer Sammelklage.
Empfangsprotokoll & Audit-Log
Jeder Eingang, jede Klassifikation, jede KI-Aktion und jede manuelle Korrektur wird mit Zeitstempel und Berufsträger-ID protokolliert. Berufsaufsichtsfest.
| Aspekt | Optimaite Law | RA-MICRO / AnNoText / Advoware |
|---|---|---|
| Eingangsklassifikation | Automatisch durch KI in <2 Sek. | Manuell durch Sekretariat |
| Aktenzuordnung | KI-Vorschlag mit Confidence-Score | Suche nach Aktenzeichen, händische Auswahl |
| Fristerkennung | KI liest Schriftsatz, schlägt Frist vor | Anwalt liest, tippt manuell ein |
| EB-Erstellung | Vorausgefüllter Entwurf mit Signatur-Check | Vorlage öffnen, Felder kopieren, prüfen |
| Audit-Log KI-Aktionen | Vollständig, exportierbar | Keine KI im Loop |
| Cloud + On-Premise | Beide Optionen, gleiche Funktionalität | Meist nur Local-Install oder reine Cloud |
Aktenmanagement
KI weist Akten und Parteien zu · erkennt Fristen · öffnet Wiedervorlagen · misst Realisierung und Auslastung — Sie führen das Mandat.
KI-Schriftsatz
KI schreibt im Dokument, mit BGH-Quelle hinter jedem Argument — Sie behalten den Federstrich.
Konfliktprüfung
KI prüft direkte und transitive Konflikte (Konzern, GF-Identität, Beteiligungsketten) in Sekunden.
Alles Wichtige zu Betrieb, Sicherheit und Einstieg — kurz beantwortet.
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