Optimaite Law verbindet Rechnungen, Zahlungseingänge, Mahnstufen, Verzugszinsen und Mandantenkommunikation. Die KI erkennt überfällige Positionen, formuliert passende Mahnungen und schlägt Eskalation oder Ratenzahlung vor — ohne dass Ihr Team offene Posten in Excel nachführt.
KI priorisiert offene Posten, berechnet Verzugszinsen und erstellt Mahntexte passend zu Mandant, Tonalität und Eskalationsstufe.
Offene Posten werden meist wöchentlich aus Buchhaltung oder Bank geprüft. Dadurch werden Mahnungen zu spät oder uneinheitlich verschickt.
→ Rechnung 2026-1047 · 18 Tage überfällig
Ein langjähriger Mandant braucht eine andere Erinnerung als ein neuer Schuldner. Standardtexte bilden das selten ab.
Wenn Mahnungen scheitern, müssen Forderungsstand, Schriftverkehr und Zahlungen erneut zusammengestellt werden.
Alle überfälligen Rechnungen mit Alter, Betrag, Mandant, Risiko und empfohlener Aktion.
Stufen, Fristen, Texte, Gebühren und Eskalationen sind pro Kanzlei oder Mandantentyp konfigurierbar.
Zinsen nach Stichtag und Forderungstyp werden automatisch berechnet und in Schreiben übernommen.
Ratenzahlungsvereinbarungen werden überwacht; Ausfälle lösen Wiedervorlagen oder Eskalation aus.
ZV-Übergabe
Bei Scheitern wird das Forderungskonto ohne Medienbruch an die Zwangsvollstreckung übergeben.
Mahnwesen als laufender Kanzlei-Prozess, nicht als Monatsaktion.
KI gleicht Rechnungen, Bankeingänge und Gutschriften ab und markiert offene oder teilweise bezahlte Posten.
→ Rechnung 2026-1047 · 18 Tage überfällig
Buchhaltung oder Sekretariat bestätigt strittige Treffer.
KI ordnet Mahnstufe, Verzugszins und empfohlene Tonalität anhand von Mandantentyp und Historie zu.
Sie ändern Stufe oder Ton, wenn Mandatsbeziehung oder Strategie es verlangt.
KI erstellt Zahlungserinnerung, Mahnung, Ratenplanangebot oder letzte Fristsetzung mit Zahlungslink.
Freigabe bleibt im Team; sensible Mandanten können auf manuell gesetzt werden.
KI überwacht Reaktion, Zahlung oder Fristablauf und schlägt nächste Eskalation vor.
Sie entscheiden über Kulanz, Ratenzahlung, Stopp oder Übergabe an Zwangsvollstreckung.
Berufsträger-Kontrolle. Mandantenkommunikation und Eskalation werden nie ohne definierte Freigaberegeln versendet. Jede Mahnstufe ist nachvollziehbar und kann pro Mandant ausgesetzt werden.
| Aspekt | Optimaite Law | Excel / DATEV Export |
|---|---|---|
| Priorisierung | Nach Alter, Betrag und Risiko | Sortierung nach Datum |
| Mahntexte | Mandantenspezifisch | Ein Standardbrief |
| Zinsberechnung | Automatisch | Manuell oder ausgelassen |
| Übergabe ZV | Mit Forderungskonto | Neu zusammenstellen |
Zwangsvollstreckung
KI erkennt Titel, Hauptforderung, Nebenforderungen und Zahlungen, berechnet das Forderungskonto und schlägt den nächsten Vollstreckungsschritt vor.
Abrechnung & Buchhaltung
KI bündelt offene Stunden und Auslagen automatisch zur Sammelrechnung · prüft Streitwert und Rahmengebühr · überwacht Mahnstufen und Verzugszinsen — Sie geben frei.
Mandantenportal
KI sortiert hochgeladene Mandanten-Dokumente automatisch in die Akte und benachrichtigt den zuständigen Anwalt.
Alles Wichtige zu Betrieb, Sicherheit und Einstieg — kurz beantwortet.
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