Ersetzt Optimaite unser CAQ-System?

Es kann System of Record bleiben. Optimaite schließt die Lücke davor: unstrukturierte Berichte werden zu Vorgängen, die Ihr QM-System überhaupt verarbeiten kann.

Funktionieren Fotos und gescannte Protokolle?

Ja. Bild und Scan sind Eingangskanäle. Pflichtfelder, die nicht sicher lesbar sind, gehen in die Klärung — nicht als geratene Werte in die Akte.

Wie hängt QM mit Belegprüfung zusammen?

Ein Mengen- oder Qualitätsfund am Wareneingang kann denselben Lieferanten und dieselbe PO betreffen. Optimaite kann Qualitätsvorgang und Belegakte verknüpfen.

Ist das für interne Audits geeignet?

Der Verlauf von NCR und CAPA — Eingang, Zuweisung, Nachweis, Close — ist nachvollziehbar dokumentiert.

Business · Quality Management

Qualitätsberichte, die sich von selbst strukturieren.

Inspektionsberichte, NCR, CAPA und Abweichungen kommen unstrukturiert an. Optimaite erfasst sie, ordnet sie dem Vorgang zu und stößt den nächsten Schritt an — nachvollziehbar für Audit und SAP QM.

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NCR

aus Bericht statt aus Formularzwang

CAPA

mit Frist, Owner und Nachweis

Foto+PDF

werden zu strukturierten Feldern

an SAP und bestehende Systeme

BusinessSAP

Qualitätsarbeit lebt von Berichten, die niemand in Felder gießt: PDF vom Lieferanten, Foto vom Wareneingang, Freitext der Schichtleitung. Ohne Struktur bleibt CAPA eine Excel-Liste. Optimaite Business macht aus unstrukturierten Qualitätsdaten Vorgänge mit Status, Fristen und ERP-Anbindung.

Ablauf

Von der Abweichung zur geschlossenen Maßnahme

01
Bericht oder Fundeingang
Inspektionsberichte, Lieferanten-PDFs, Wareneingangsnotizen und Fotos landen per E-Mail, Scan oder Upload. Optimaite erkennt, ob es sich um Inspektion, NCR oder CAPA handelt.
02
Befunde extrahieren
Artikel, Charge, Lieferant, Fehlerbild, Menge und Schweregrad werden strukturiert. Unklare Stellen bleiben als Klärung markiert — die KI füllt keine Pflichtfelder frei.
03
Vorgang & Routing
Der Datensatz wird dem zuständigen Quality Owner zugeordnet. Eskalation nach Frist, Verknüpfung mit PO oder Lieferantenakte, Kommentarspur für das Audit.
04
Maßnahme schließen & buchen
Nachweise zur Abstellmaßnahme werden der Akte angehängt. Freigaben gehen optional nach SAP QM oder ins bestehende CAQ — mit vollständigem Verlauf.

Funktionen

Was Optimaite Business für Quality Management leistet

Inspektionsberichte lesen

PDF+Scan

kein Formularzwang

Lieferantenberichte und interne Protokolle werden zu strukturierten Prüfdaten — unabhängig vom Layout.

NCR aus dem Eingang

NCR

automatisch angelegt

Nichtkonformitäten entstehen aus dem Bericht, nicht erst nachdem jemand ein Ticket angelegt hat.

CAPA mit Owner

CAPA

bis zum Close

Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen mit Frist, Zuständigkeit und Nachweis — statt einer Zeile in Excel.

Abweichungslogik

Regel

statt Bauchgefühl

Schweregrade und Warengruppen steuern, wer entscheidet. Routine schließt, Ausnahmen eskalieren.

SAP QM / CAQ

SAP-ready

ERP-neutral

Strukturierte Qualitätsdaten lassen sich in SAP QM oder bestehende CAQ-Systeme zurückschreiben.

Audit-Trail

Audit

prüfbereit

Wer wann welchen Befund akzeptiert oder eine Maßnahme geschlossen hat, bleibt revisionssicher.

Weitere Anwendungsfälle

Belegprüfung & Auditing Procure-to-Pay Legal Drafting Vendor Onboarding Unstructured Knowledge

FAQ

Fragen zu Quality Management

Alles Wichtige zu Betrieb, Sicherheit und Einstieg — kurz beantwortet.

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