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Sammelabrechnung mit Smart-Fill
Optimaite findet alle unfakturierten Zeiteinträge und Auslagen pro Mandant, gruppiert sie und erzeugt in einem Vorgang Rechnungen über mehrere Akten — wahlweise konsolidiert pro Mandant oder pro Akte.
RVG · Buchhaltung · Mahnwesen
Eine Finanzschicht für Ihre gesamte Kanzlei.
RVG-Berechnung aus dem Schriftsatz heraus, Sammelabrechnung pro Mandant, ZUGFeRD/XRechnung mit eingebettetem XML, Mahnstufen 1–3 mit automatischer Eskalation, Aktenkonto mit BGB-§367-konformer Verbuchung, Fremdgeld-Audit für die Kassenprüfung — und ein revisionssicherer Audit-Trail mit Hash über jeder generierten Datei.
Was die KI übernimmt
KI bündelt offene Stunden und Auslagen automatisch zur Sammelrechnung · prüft Streitwert und Rahmengebühr · überwacht Mahnstufen und Verzugszinsen — Sie geben frei.
Im Vergleich
Optimaite RVG vs. klassische Anwaltsabrechnungs-Tools
| Aspekt | Optimaite Law | RA-MICRO Rechnungswesen / DATEV Anwalt |
|---|---|---|
| Gegenstandswert-Erkennung | KI aus Schriftsatz | Manuelle Eingabe |
| Aktivitäten-Erfassung | Automatisch aus Aktenverlauf | Sekretariat dokumentiert nach |
| RVG-Updates | Zentral, nichts zu tun | Patch-Installation, Schulung |
| Mandantenrechnung mit Erläuterung | KI-generiert, mit Mandanten-Brief | Tabelle, ohne Kontext |
| Erfolgsanteil prüfen | §49b BRAO Compliance-Check | Manuelle Prüfung |
KI im Hintergrund
Vom Schriftsatz zur RVG-Rechnung — vier Schritte, zwei Klicks
Die KI rechnet, Sie prüfen — und vergessen nie wieder eine Verfahrensgebühr.
- 01Was die KI macht
KI liest die Akte und erfasst Tätigkeiten automatisch: Schriftsatzentwurf (V V 3100 RVG), Termin (V V 3104), Vergleich (V V 1003), Beratung — mit Datum, Anwalt und Akten-Tab.
→ VV 3100 → 1,3 Verfahrensgebühr (Zivilsache I. Instanz)
Was Sie entscheidenSie haben jederzeit die Aktivitätenliste vor sich und ergänzen Beratungstermine, die nicht im System dokumentiert sind.
- 02Was die KI macht
KI erkennt den Gegenstandswert aus Anträgen, Vergleichswerten oder Streitwertbeschlüssen — addiert Nebenforderungen automatisch nach §3 ZPO und §22 RVG.
Was Sie entscheidenSie sehen den Gegenstandswert mit Begründung — und korrigieren falls Ihre Mandantenabsprache abweicht.
- 03Was die KI macht
KI berechnet Rahmengebühren, Erhöhungstatbestände, Auslagen (Post & Telekommunikation, Reisekosten, Schreibauslagen) und Umsatzsteuer — gegen die aktuelle RVG-Tabelle.
Was Sie entscheidenSie sehen jede Gebührenposition mit Norm, Stichwort und Begründung. Korrektur mit einem Klick — z.B. Reduktion bei einfacher Sache.
- 04Was die KI macht
KI generiert die Rechnung mit RVG-konformer Aufschlüsselung, schlägt Mandantenbrief mit Erläuterung vor und legt alles im Mandantenportal bereit.
Was Sie entscheidenVersand per E-Mail, Mandantenportal oder Druck — Auswahl mit einem Klick. Bezahlung wird per Stripe oder Lastschrift erfasst.
Berufsträger-Kontrolle. Jede berechnete Gebühr trägt eine Norm-Referenz (z.B. VV 3100 RVG), eine Berechnungsgrundlage und einen Audit-Stempel. Die RVG-Tabelle wird zentral zum 1.1. jeden Jahres aktualisiert — Sie sehen Vorher/Nachher.
Eingebaut, nicht aufgesetzt
Vier Bausteine im operativen Zusammenspiel.
02
ZUGFeRD & XRechnung
B2B-Mandanten erkennt Optimaite automatisch und finalisiert die Rechnung als PDF/A-3 mit eingebettetem XML — ZUGFeRD oder XRechnung, je nach Empfänger. Privatpersonen bekommen reine PDF/A-2b.
03
Mahnwesen mit Stufen 1–3
Aging-Report über alle offenen Forderungen, automatische Eskalation in Mahnstufe 1, 2, 3, BGB-§288-Verzugszinsen und Mahnkosten. Bei Stufe 3 Übergabe ans Mahnverfahren mit einem Klick.
04
Aktenkonto & Forderungskonto
Pro Akte: Hauptforderung, laufende Zinsen (compoundend), Gerichtskosten, Anwaltskosten, Vollstreckungskosten. Teilzahlungen werden gemäß §367 BGB zuerst auf Zinsen verrechnet — Saldo jederzeit gerichtsfest.
RVG-Rechner mit VV-Auto-Picker
Vollständige RVG-Tabelle inklusive aller Vorbemerkungen, GKG für Gerichtskosten, PKH-Beratungshilfe, automatische Auswahl der VV-Nummer aus der Aktivitäten-Historie. Jährliche Updates zentral.
Fremdgeld-Audit für Kassenprüfung
Separates Fremdgeldkonto pro Mandant, Buchungsregeln nach BRAK-Richtlinie, Audit-Bericht für die Kammer-Kassenprüfung als ein PDF-Export — ohne Excel-Akrobatik.
GoBD-Audit-Trail mit Hash
Jede generierte Rechnung wird unveränderlich abgelegt, mit SHA-256-Hash protokolliert und in der Akte verkettet — finalisiert, versendet, bezahlt, storniert. Berufsaufsichtsfest.
SKR03/SKR04 & DATEV-Export
Standard-Kontenrahmen vorkonfiguriert, SEPA-Lastschrift (pain.001 XML), USt-Voranmeldung-Vorbereitung, BWA-Auswertung — Steuerberater bekommen ein DATEV-konformes Paket statt einer Excel-Tapete.
Honorarvereinbarung-Builder
Vorlagen für Stundenhonorar, Pauschalhonorar, Erfolgshonorar (im Rahmen des §49b BRAO) — inklusive Mandanten-Aufklärung und tenant-weiter Übersicht über Honorare und Erfolgshonorare.
Status quo
Heute kostet das Zeit. Mit Optimaite nicht mehr.
Heute, ohne Optimaite
Stundenzettel rückwärts schreiben
Am Monatsende sitzt jemand zwei Tage im Sekretariat und rekonstruiert, was wann in welcher Akte passiert ist — ein Drittel davon vergisst sich, ein Drittel landet auf der falschen Akte.
Gegenstandswert wird geschätzt
Im Sachverhalt steht 'Forderung von 47.500 €', aber Auslagen, Streitwert-Anpassungen und Nebenforderungen müssen händisch berechnet werden. Bei 30 Mandaten pro Monat eine endlose Quelle für falsche Gegenstandswerte.
Rahmengebühr-Tabelle im Kopf
Welche Gebühr für welche Tätigkeit? Wie hoch ist die Erhöhung bei mehreren Auftraggebern? RVG ist ein Buch — und jede Vergessenheit kostet Honorar.
Mit Optimaite Law
KI liest die Akte und erfasst Tätigkeiten automatisch: Schriftsatzentwurf (V V 3100 RVG), Termin (V V 3104), Vergleich (V V 1003), Beratung — mit Datum, Anwalt und Akten-Tab.
→ VV 3100 → 1,3 Verfahrensgebühr (Zivilsache I. Instanz)
KI erkennt den Gegenstandswert aus Anträgen, Vergleichswerten oder Streitwertbeschlüssen — addiert Nebenforderungen automatisch nach §3 ZPO und §22 RVG.
KI berechnet Rahmengebühren, Erhöhungstatbestände, Auslagen (Post & Telekommunikation, Reisekosten, Schreibauslagen) und Umsatzsteuer — gegen die aktuelle RVG-Tabelle.
Im Zusammenspiel
Verwandte Module
Aktenmanagement
KI weist Akten und Parteien zu · erkennt Fristen · öffnet Wiedervorlagen · misst Realisierung und Auslastung — Sie führen das Mandat.
Intelligenter Posteingang
KI sortiert · extrahiert Aktenzeichen, Parteien und Fristen · weist die Akte dem zuständigen Sachbearbeiter zu — und Sie bestätigen mit einem Klick.
KI-Schriftsatz
KI schreibt im Dokument, mit BGH-Quelle hinter jedem Argument — Sie behalten den Federstrich.
FAQ
Fragen zu Abrechnung & Buchhaltung
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