Ist das Portal DSGVO-konform?

Ja. Hosting in Deutschland, verschlüsselte Daten, rollenbasierte Rechte, vollständiges Audit-Log und AVV nach DSGVO Art. 28 sowie §43e BRAO. Mandanten haben Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschungsrechte nach DSGVO Art. 15-17 direkt im Portal.

Welche E-Signatur-Anbieter werden unterstützt?

Bundesdruckerei (sign-me), D-Trust und IDnow für qualifizierte Signaturen. Für einfache Signaturen (z.B. interne Vereinbarungen) reicht der eingebaute Click-to-Sign-Workflow mit Audit-Trail.

Können wir das Portal unter unserer Domain betreiben?

Ja. mandanten.kanzlei-name.de oder portal.ihre-marke.de — TLS-Zertifikat von Let's Encrypt oder Ihrem CA. Volles White-Label, Mandanten sehen 'Optimaite' nirgends.

Portal · Modul

Ein Mandantenportal, das Mandanten lieben.

Mandanten loggen sich mit BankID/eID ein, sehen ihre Akte als zeitgemäßes Dashboard, laden Dokumente per Drag-and-Drop, starten sichere Video-Konferenzen und unterzeichnen mit qualifizierter E-Signatur. Kein PDF-Anhang per E-Mail mehr — DSGVO-Risiko erledigt.

Demo anfragen Trust Center

Was die KI übernimmt

KI sortiert hochgeladene Mandanten-Dokumente automatisch in die Akte und benachrichtigt den zuständigen Anwalt.

Status quo

Heute kostet das Zeit. Mit Optimaite nicht mehr.

Heute, ohne Optimaite

Sensible Daten per E-Mail
Mandantenausweise, Verträge, Krankenakten — alles als PDF-Anhang im Posteingang. DSGVO-Risiko hoch, Mandanten unsicher, Sekretariat im Stress.
Statusfragen am Telefon
'Was macht meine Akte?' — fünfmal pro Tag. Mandanten haben kein Fenster in den Stand des Mandats; jede Anfrage kostet 5 Minuten Sekretariatszeit.
Unterschriften per Post
Vollmachten, Mandatsverträge, Vergleichsangebote — alles wird ausgedruckt, per Post versandt, vom Mandanten unterschrieben, zurückgeschickt. Zeitverzögerung: 3-7 Tage.

Mit Optimaite Law

Mandant lädt Dokumente per Drag-and-Drop hoch (Vertrag, Korrespondenz, Bescheid). KI klassifiziert (Vollmacht, Beweismittel, Mandanten-Korrespondenz) und erkennt Parteien.
Mandant sieht Akten-Status-Dashboard: nächste Frist, letzter Schriftsatz, ausstehende Aktionen, Rechnungsstatus — kein Anruf nötig.
Sie senden Vollmacht oder Mandatsvertrag zur E-Signatur. KI prüft Pflichtfelder (Datum, Vollmachtsumfang) vor dem Versand.
→ eIDAS Art. 25 — qualifizierte e-Signatur = handschriftliche Unterschrift

Eingebaut, nicht aufgesetzt

Vier Dinge, die dieses Modul ausmachen.

Multi-Faktor-Login (BankID/eID)

Qualifizierte E-Signatur (eIDAS)

Vollmachten, Mandatsverträge, Vergleichsofferten unterschriftsbereit. Signaturzertifikate über Bundesdruckerei oder D-Trust.

Akten-Status-Dashboard

Nächste Frist, letzter Schriftsatz, offene Aufgaben, Rechnungsstand — der Mandant sieht alles, was Sie ihn sehen lassen.

Sicherer Chat

Ende-zu-Ende-verschlüsselte Mandantenkommunikation — keine WhatsApp/E-Mail mehr für sensible Themen.

Video-Konferenz aus der Akte

Sichere Video-Termine mit Mandanten direkt im Portal — inklusive Teilnehmerrechten, Dokumentenfreigabe, Protokoll und Folgeaufgaben an der Akte.

Mehrsprachig

Portal-Oberfläche in Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Türkisch, Polnisch, Russisch, Arabisch — wichtig für Migrations- und Familienrecht.

Branding nach Kanzlei

Logo, Farben, Domain (mandanten.kanzlei-name.de) — der Mandant sieht Ihre Marke, nicht 'Optimaite'.

KI im Hintergrund

Wie Mandant und Kanzlei zusammenarbeiten — sicher und schnell

Das Portal ist nicht nur ein Dokumentenaustausch — es ist die Schnittstelle, über die Mandant und Anwalt arbeiten.

01KI-Schritt

Mandant lädt Dokumente per Drag-and-Drop hoch (Vertrag, Korrespondenz, Bescheid). KI klassifiziert (Vollmacht, Beweismittel, Mandanten-Korrespondenz) und erkennt Parteien.

Ihre Entscheidung: Sie sehen den Eingang als Notification mit Klassifikations-Vorschlag — bestätigen oder umordnen mit einem Klick.

02KI-Schritt

Mandant sieht Akten-Status-Dashboard: nächste Frist, letzter Schriftsatz, ausstehende Aktionen, Rechnungsstatus — kein Anruf nötig.

Ihre Entscheidung: Sie steuern, was der Mandant sieht — pro Akten-Tab konfigurierbar (z.B. Schlussplädoyer-Entwurf bleibt intern).

03KI-Schritt

Sie senden Vollmacht oder Mandatsvertrag zur E-Signatur. KI prüft Pflichtfelder (Datum, Vollmachtsumfang) vor dem Versand.

→ eIDAS Art. 25 — qualifizierte e-Signatur = handschriftliche Unterschrift

Ihre Entscheidung: Mandant signiert per BankID, eID oder qualifizierter Signatur — eIDAS-konform mit voller Beweiskraft.

04KI-Schritt

Bei eingehender Mandanten-Nachricht: KI erstellt Antwort-Entwurf basierend auf Akteninhalt und Vorlagen. Sie überarbeiten und senden.

Ihre Entscheidung: Sie können Antworten kurz halten ('Wir prüfen — Antwort bis Ende der Woche') oder detailliert; die KI kennt den Akten-Stand.

05KI-Schritt

Video-Konferenz wird direkt aus der Akte geplant. Optimaite legt Agenda, Dokumente, Teilnehmer und Berechtigungen aus dem Fallkontext vor.

Ihre Entscheidung: Sie starten den Termin im sicheren Datenraum; Protokoll, Aufgaben und Folgefristen bleiben anschließend an der Akte.

06KI-Schritt

Rechnung wird im Portal hinterlegt; Mandant zahlt per Stripe, SEPA-Lastschrift oder Banküberweisung. Eingang wird automatisch dem Akten-Konto gutgeschrieben.

Ihre Entscheidung: Sie sehen Zahlungsstatus pro Mandant und pro Akte — Mahnungen werden automatisch nach Ihrer Mahnstufen-Logik versandt.

Berufsträger-Kontrolle. Sichere Anmeldung, verschlüsselte Daten, rollenbasierte Zugriffe und vollständige Audit-Logs; DSGVO-konform mit DPA.

Im Vergleich

Optimaite Mandantenportal vs. PDF-per-E-Mail / Add-On-Portale

Aspekt	Optimaite Law	RA-MICRO Webakte / e-Mandant
Login-Sicherheit	BankID/eID/MFA nativ	Username + Password
E-Signatur eIDAS-qualifiziert	Eingebaut	Add-On / fehlt
Auto-Klassifikation Uploads	KI-basiert	Manuell
Status-Dashboard für Mandanten	Konfigurierbar pro Tab	Einfache Dokumentenliste
Video-Konferenz mit Aktenbezug	Direkt im Portal	Externes Tool / Link per E-Mail
Branding	Volle White-Label	Logo-Tausch

Im Zusammenspiel

Fragen zu Mandantenportal

Alles Wichtige zu Betrieb, Sicherheit und Einstieg — kurz beantwortet.

Ihre Frage ist nicht dabei?

Wir zeigen Ihnen die Plattform gerne live und beantworten alles Weitere im persönlichen Gespräch.

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Optimaite Law

Ein Portal, das Mandanten lieben.

Wir richten ein White-Label-Portal in Ihren Farben ein und zeigen die typischen drei Workflows: Vollmacht-Signatur, Dokumentenaustausch, Rechnungs-Zahlung.