Universelle Dokumentenerkennung
bis zu 99,7%
Extraktionsgenauigkeit
Bestellungen, ABs, Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften — unabhängig vom Format. PDF, Word, E-Mail, EDI, SAP-Export.
Business · Belegprüfung
Belegprüfung, die von selbst abgleicht.
KI prüft Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Rechnungen automatisch — Dreifach-Abgleich, Toleranzregeln und direkte SAP-Buchung. GoBD-konform, ohne manuelles Einpflegen.
90%
weniger manuelle Bearbeitungszeit
500+
Belege täglich automatisch verarbeitet
bis zu 99,7%
KI-Extraktionsgenauigkeit
< 0,1%
Fehlerrate nach Validierung
BusinessSAP
Jeden Tag landet ein Stapel Belege in der Buchhaltung. Für jede Rechnung muss jemand die passende Bestellung heraussuchen, die Auftragsbestätigung prüfen und erst dann freigeben. Optimaite Business erledigt den Dreifach-Abgleich vollautomatisch — in unter einer Sekunde pro Beleg.
Ablauf
Vom Eingang zur Buchung — ohne Medienbruch
Fünf Schritte, die bisher ein AP-Team gebunden haben. Jetzt läuft der Routinefall durch, Ausnahmen landen beim Menschen.
- 01
Dokumente eingehen
Bestellungen, ABs und Rechnungen kommen per E-Mail, Upload, EDI oder SAP-Eingang. Optimaite erkennt den Dokumenttyp automatisch — unabhängig von Format, Sprache oder Layout.
PDF, Word, EDI, ZUGFeRD, XRechnung, SAP-Export
- 02
KI extrahiert alle Felder
OCR und KI lesen Bestellnummern, Mengen, Preise, Artikel, Lieferdaten und Konditionen aus jedem Beleg. Auch schlecht gescannte PDFs und unstrukturierte E-Mail-Anhänge.
Lieferant, PO-Referenz, Positionen, MwSt, Zahlungsziel
- 03
Dreifach-Abgleich
Bestellung ↔ Auftragsbestätigung ↔ Rechnung werden positionsgenau verglichen. Toleranzregeln sind konfigurierbar. Fuzzy-Matching gleicht Beschreibungsvarianten aus.
Preis ±2%, Menge ±1 Einheit — pro Lieferant anpassbar
- 04
Freigabe oder Klärung
Belege innerhalb der Toleranz werden automatisch freigegeben. Abweichungen gehen in den Klärungsworkflow — mit KI-Begründung, Zuständigkeit und Eskalationsfrist.
Audit-Log für jeden Prüfschritt
- 05
Rückschreiben in SAP / ERP
Freigegebene Buchungen landen direkt in SAP (Wareneingang 101, MIRO, Kreditoren) oder per DATEV, REST-API und Webhook in andere Systeme. Kein manuelles Einpflegen.
GoBD-konformes Archiv, exportbereit für Betriebsprüfung
Funktionen
Was Optimaite Business für die Belegprüfung leistet
Dreifach-Abgleich (3-Way Match)
< 1 Sek.
pro Beleg
Automatischer Vergleich von PO ↔ AB ↔ Rechnung. Positionsgenau. Mit Toleranzgrenzen und Fuzzy-Matching für Beschreibungsvarianten.
Konfigurierbare Toleranzregeln
Flexibel
konfigurierbar
Preisabweichung bis ±2% automatisch freigeben. Mengendifferenz bis ±1 Einheit ignorieren. Individuelle Regeln pro Lieferant oder Warengruppe.
SAP / ERP Rückschreiber
SAP-ready
native Integration
Freigegebene Buchungen direkt in SAP (RFC, BAPI), DATEV oder per REST-API / Webhook in jedes andere ERP.
Abweichungsmanagement
Vollautomatisch
Klärungsrouting
Abweichungen über Toleranz gehen automatisch in den Klärungsworkflow: zuweisen, kommentieren, eskalieren. Die KI liefert Begründung und Empfehlung.
GoBD-konforme Archivierung
GoBD
zertifiziert konform
Alle Belege revisionssicher archiviert. Jeder Prüfschritt, jede KI-Entscheidung, jede manuelle Freigabe dokumentiert.
Weitere Anwendungsfälle
FAQ
Fragen zu Belegprüfung & Auditing
Alles Wichtige zu Betrieb, Sicherheit und Einstieg — kurz beantwortet.
Ihre Frage ist nicht dabei?
Wir zeigen Ihnen die Plattform gerne live und beantworten alles Weitere im persönlichen Gespräch.
Demo buchenBereit?
Sehen Sie den Abgleich an Ihren eigenen Belegen
In 30 Minuten von Beleg zu Buchung — mit Ihren Dokumenten, nicht mit einer Demo-Folie.
14 Tage kostenlos testen · Keine Kreditkarte · DSGVO-konform
