Ohne Optimaite
Akten-Anlage als Stunden-Job
Eine neue Akte aufzubauen — Parteien anlegen, Adressen prüfen, Konflikte checken, Dokumente sortieren, Anwälte zuweisen — kostet 30-60 Minuten Sekretariatszeit pro Mandat.
Mit Optimaite Law
Akten · Modul
Akten, die mitarbeiten.
Aus jeder Mandatsanfrage entsteht in fünf Minuten eine vollständige Akte: KI extrahiert Parteien, weist Aktenzeichen zu, startet die Konfliktprüfung, erkennt Fristen aus eingehenden Schriftsätzen, weist die Akte dem zuständigen Sachbearbeiter zu und öffnet die Wiedervorlage — alles vor Ihrem ersten Klick. Soll/Ist, Realisierung und Auslastung laufen pro Akte automatisch mit.
Was die KI übernimmt
KI weist Akten und Parteien zu · erkennt Fristen · öffnet Wiedervorlagen · misst Realisierung und Auslastung — Sie führen das Mandat.
KI im Hintergrund
Wie eine neue Akte in Optimaite entsteht
Eine Mandantenanfrage trifft ein — fünf Minuten später ist die Akte vollständig eingerichtet.
- 01Was die KI macht
KI liest die Anfrage (E-Mail, Kontaktformular, beA-Eingang oder gescannter Brief) und extrahiert: Auftraggeber, Gegner, Streitgegenstand, Sachverhalt, Datum, Anlagen.
Was Sie entscheidenSie sehen die Extraktion als strukturierte Karte — Korrektur mit einem Klick, falls die KI zwei Personen verwechselt hat.
- 02Was die KI macht
KI gleicht Parteien gegen Ihren Stammdatenbestand ab — 'Muster GmbH' ≠ 'Muster G.m.b.H.' wird als Match erkannt; bei Unsicherheit fragt die KI.
Was Sie entscheidenSie bestätigen Match oder legen einen neuen Stammdatensatz an — beides mit einem Klick.
- 03Was die KI macht
KI startet die Konfliktprüfung gegen alle aktiven und archivierten Mandate. Treffer werden mit Begründung gezeigt — auch transitive Konflikte (Konzernverbund, Geschäftsführer-Identität).
→ Konflikt: Akte M-2023-0091, gleicher Geschäftsführer
Was Sie entscheidenSie entscheiden über Annahme/Ablehnung — die Entscheidung wird mit Begründung im Audit-Log dokumentiert (BRAO-relevant).
- 04Was die KI macht
KI weist die Akte basierend auf Rechtsgebiet, Auslastung und Mandatshistorie zu — Fachanwalt für Strafrecht für StGB-Mandate, junge Associates für Fristengeschäft.
Was Sie entscheidenZuordnungsregeln ändern Sie direkt im Workflow — Korrekturen verbessern künftige Vorschläge.
- 05Was die KI macht
KI legt die Akten-Struktur an: Tabs für Schriftsätze, Korrespondenz, Belege, Notizen, Gutachten — pro Rechtsgebiet konfigurierbar.
Was Sie entscheidenSie öffnen die Akte und finden alles bereits da: Anfrage, Mandantenstammdaten, Konflikt-Status, Bearbeiterzuweisung.
Berufsträger-Kontrolle. Konfliktentscheidungen, Mandatsannahmen und Anwaltszuweisungen werden mit Berufsträger-ID und Zeitstempel im revisionssicheren Audit-Log gespeichert. Granulare Rechte sorgen dafür, dass nur zugewiesene Anwälte Akten sehen — Mandatsgeheimnis bleibt gewahrt.
Status quo
Heute kostet das Zeit. Mit Optimaite nicht mehr.
Ohne Optimaite
Doppelte Parteien-Stammdaten
Klassische Kanzleisoftware hat 'Muster GmbH', 'Muster G.m.b.H.' und 'Muster Gesellschaft mit beschränkter Haftung' als drei separate Stammdaten. Konfliktprüfung funktioniert nur teilweise.
Mit Optimaite Law
KI gleicht Parteien gegen Ihren Stammdatenbestand ab — 'Muster GmbH' ≠ 'Muster G.m.b.H.' wird als Match erkannt; bei Unsicherheit fragt die KI.
Ohne Optimaite
Eingangspost wird umkopiert
Jeder Brief, jede E-Mail, jeder beA-Eingang wird vom Sekretariat umbenannt, in den richtigen Ordner geschoben und mit einem Tag versehen — bei 100 Eingängen pro Tag eine vollständige Stelle.
Mit Optimaite Law
KI startet die Konfliktprüfung gegen alle aktiven und archivierten Mandate. Treffer werden mit Begründung gezeigt — auch transitive Konflikte (Konzernverbund, Geschäftsführer-Identität).
→ Konflikt: Akte M-2023-0091, gleicher Geschäftsführer
Eingebaut, nicht aufgesetzt
Vier Dinge, die dieses Modul ausmachen.
Wiedervorlagen & Abendkontrolle
Strukturierte Wiedervorlagen (einmalig oder wiederkehrend) mit Verknüpfung zu Akte, Mandant und Dokument. Die Abendkontrolle führt jeden Tag durch alle Fristen — pro Item OK / Aktion nötig / Eskalieren.
Auslastung & Realisierung pro Akte
Soll/Ist-Stunden, Budget-Verbrauch und Realisierungsquote sind pro Akte sichtbar. Eine Heatmap zeigt Auslastung pro Person und Kalenderwoche; Forecast und Top-Mandanten-Auswertung sind eingebaut.
Stammdaten-Deduplizierung
KI erkennt 'Muster GmbH' vs 'Muster G.m.b.H.' als gleiche Entität — Adressen, Handelsregister-Nummer, USt-ID werden abgeglichen, Geschäftsführer-Identität für transitive Konflikte ausgewertet.
Volltextsuche über alle Akten
OCR aller PDFs, semantische Suche ('Wer hat im Mustermann-Mandat über §242 gesprochen?'), Filter nach Rechtsgebiet, Anwalt, Datum — und Sourcen-Citations zu jedem Treffer.
Versionsverlauf jedes Dokuments
Jede Änderung, jede Track-Change, jeder Re-Upload wird mit Zeitstempel und Bearbeiter-ID gespeichert. Roll-back jederzeit möglich.
Granulare Berechtigungen
Per-Akte, Per-Tab, Per-Dokument-Sichtbarkeit. Referendare sehen nur ihre Akten; Equity-Partner alle. M&A-Mandate können vom Streitrecht-Bereich isoliert werden.
Akten-Status-Pipeline
Mandant-Anfrage → Konfliktprüfung → Mandatsvereinbarung → laufend → abgeschlossen → archiviert. Sichtbar als Kanban-Board oder Liste.
Aufbewahrungsfristen automatisiert
10-jährige Aufbewahrungsfrist nach §50 BRAO automatisch berechnet, Verlängerungen bei Berufsregress dokumentiert, Löschungs-Workflow DSGVO-konform.
Im Vergleich
Optimaite Aktenmanagement vs. RA-MICRO/AnNoText
| Aspekt | Optimaite Law | RA-MICRO Akte / AnNoText |
|---|---|---|
| Akten-Anlage aus Anfrage | 5 Min. via KI | 30-60 Min. manuell |
| Stammdaten-Dedup | Fuzzy-KI-Match | Exakter String-Match |
| Volltextsuche | Semantisch + OCR | Dateiname / Stichwort |
| Mandantenportal-Verknüpfung | Nativ, pro Akte | Add-On oder fehlt |
| Rollenbasierte Rechte | Per Akte/Tab/Dokument | Per Benutzer global |
Im Zusammenspiel
Verwandte Module
Intelligenter Posteingang
KI sortiert · extrahiert Aktenzeichen, Parteien und Fristen · weist die Akte dem zuständigen Sachbearbeiter zu — und Sie bestätigen mit einem Klick.
Konfliktprüfung
KI prüft direkte und transitive Konflikte (Konzern, GF-Identität, Beteiligungsketten) in Sekunden.
KI-Schriftsatz
KI schreibt im Dokument, mit BGH-Quelle hinter jedem Argument — Sie behalten den Federstrich.
FAQ
Fragen zu Aktenmanagement
Alles Wichtige zu Betrieb, Sicherheit und Einstieg — kurz beantwortet.
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