Optimaite Business automatisiert die Belegprüfung und den Abgleich von Bestellungen (POs), Auftragsbestätigungen (ABs) und Rechnungen. KI extrahiert Felder, vergleicht Mengen, Preise und Konditionen — und schreibt validierte Daten direkt in SAP oder andere ERP-Systeme zurück. Keine manuelle Dateneingabe. Keine übersehenen Abweichungen. Vollständiger Audit-Trail. DSGVO-konform. GoBD-konform. On-Premise verfügbar.
Der Dreifach-Abgleich (Three-Way-Match) vergleicht automatisch Bestellungen (POs), Auftragsbestätigungen (ABs) und Eingangsrechnungen. Optimaite Business extrahiert alle relevanten Felder — Bestellnummer, Artikelnummer, Menge, Einzelpreis, Gesamtpreis, Lieferdatum, Zahlungsziel, Währung — und prüft sie anhand konfigurierbarer Toleranzregeln. Abweichungen werden sofort erkannt und zur Klärung eskaliert.
Geprüfte und freigegebene Belege werden direkt in SAP oder andere ERP-Systeme zurückgeschrieben. Kein manuelles Einpflegen. Kein doppeltes Erfassen. Die Integration erfolgt über SAP-RFC, REST-API oder native SAP-Konnektoren — je nach vorhandener Infrastruktur.
Definieren Sie Toleranzregeln für Mengen-, Preis- und Konditionsabweichungen. Beispiel: bis zu 2% Preisabweichung automatisch freigeben, darüber Genehmigungsworkflow. Abweichungsgründe werden dokumentiert. KI-gestützte Klassifikation der Abweichungsarten. Eskalationsregeln und automatische Benachrichtigungen.
Alle geprüften Belege werden GoBD-konform archiviert. Jeder Prüfschritt, jede KI-Entscheidung und jede manuelle Freigabe ist lückenlos dokumentiert. Revisionssichere Ablage. Direkte Abrufbarkeit für Betriebsprüfungen und interne Audits.
Unternehmen die Optimaite Business einsetzen berichten: 90% weniger manuelle Bearbeitungszeit. 99,7% KI-Extraktionsgenauigkeit. 500+ Belege täglich automatisch verarbeitet. Immediate detection of price discrepancies and quantity deviations. AP-Teams können sich auf Ausnahmen konzentrieren statt auf Routine-Prüfungen.
KI liest Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Rechnungen — vergleicht automatisch, meldet Abweichungen und schreibt validierte Buchungen direkt in Ihr ERP zurück. Kein manuelles Erfassen. Keine übersehenen Differenzen.