Jeden Tag landet ein Stapel Rechnungen im Posteingang der Buchhaltung. Für jede Rechnung muss jemand die passende Bestellung heraussuchen, die Auftragsbestätigung des Lieferanten prüfen — und erst dann freigeben oder eskalieren. Bei 50, 100 oder 500 Belegen täglich bindet das enorme Kapazitäten. Und es passieren Fehler.

Optimaite Business löst dieses Problem nicht mit einer weiteren Checkliste, sondern mit echtem Dreifach-Abgleich: vollautomatisch, in unter einer Sekunde pro Beleg.

Was ist der Dreifach-Abgleich (3-Way Match)?

Der Dreifach-Abgleich vergleicht drei Dokumente miteinander:

Purchase Order (PO) / Bestellung — Ihr internes Dokument: Was haben Sie zu welchem Preis und in welcher Menge bestellt?
Auftragsbestätigung (AB) — Die Antwort des Lieferanten: Hat er die Bestellung zu denselben Konditionen akzeptiert?
Eingangsrechnung — Was wird tatsächlich in Rechnung gestellt?

Stimmen alle drei überein, kann die Rechnung sofort freigegeben und gebucht werden. Weicht eine Position ab, muss ein Mensch entscheiden. Das klingt einfach — aber in der Praxis kommen POs als SAP-Export, ABs per E-Mail als PDF, und Rechnungen in fünf verschiedenen Formaten. Manuelle Arbeit war bisher unvermeidbar.

Wie Optimaite den Abgleich automatisiert

Schritt 1: Dokumenteneingang und Extraktion

Optimaite empfängt Belege aus beliebigen Quellen: E-Mail-Postfach, SFTP-Drop, SAP-Ausgang, EDI-Kanal oder manueller Upload. Das KI-Modell erkennt den Dokumenttyp automatisch (PO, AB, Rechnung, Lieferschein, Gutschrift) — unabhängig von Format, Sprache oder Layout.

Aus jedem Beleg werden strukturierte Felder extrahiert:

Lieferantennummer und Name
Bestellnummer / PO-Referenz
Positionen: Artikelnummer, Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Gesamtbetrag
Liefer- und Zahlungsbedingungen
MwSt-Angaben und Gesamtbetrag

Die Extraktionsgenauigkeit liegt bei 99,7 Prozent — auch bei schlecht gescannten PDFs oder E-Mail-Anhängen ohne klare Struktur.

Schritt 2: Automatischer Abgleich

Sobald alle drei Dokumente vorliegen, führt Optimaite den Abgleich positionsgenau durch. Dabei werden konfigurierbare Toleranzregeln berücksichtigt:

Preisabweichung bis ±2%: automatisch freigegeben
Mengendifferenz bis ±1 Einheit: ignoriert
Abweichung oberhalb Toleranz: geht in den Klärungsworkflow

Toleranzregeln können individuell pro Lieferant, Warengruppe oder Kostenstelle konfiguriert werden. Fuzzy-Matching gleicht Beschreibungsvarianten aus — "Laptop Dell Latitude" und "Dell Latitude Notebook" werden als identisch erkannt.

Schritt 3: Freigabe oder Klärung

Ein Beleg, der alle Toleranzgrenzen einhält, wird automatisch freigegeben. Ein Beleg mit Abweichungen geht in den Klärungsworkflow:

Automatische Zuweisung an den zuständigen Einkäufer
KI liefert eine strukturierte Begründung: "Rechnungsposition 3 weicht um 4,2% vom PO-Preis ab (€18,50 statt €17,75). Lieferant hat Preiserhöhung ab 01.02.2026 angekündigt."
Eskalation nach konfigurierbarem Zeitlimit
Kommentarfunktion und vollständiges Audit-Log

Schritt 4: SAP-Rückschreiber

Freigegebene Belege werden direkt in SAP gebucht — ohne manuellen Eingriff:

Wareneingangsbuchtung (Bewegungsart 101)
Rechnungseingangsverarbeitung (Transaktion MIRO)
Kreditorenbuchhaltung: Buchungssatz, Kostenstelle, Profit Center

Alternativ: DATEV-Schnittstelle, REST-API oder Webhook für andere ERP-Systeme. Jede Buchung wird im Audit-Log dokumentiert.

GoBD-konforme Archivierung

Alle Belege werden revisionssicher archiviert. Jeder Prozessschritt — KI-Extraktion, automatischer Abgleich, manuelle Freigabe, Buchung — wird mit Zeitstempel und Benutzer protokolliert. Das Archiv ist jederzeit export-bereit für Betriebsprüfungen.

Ergebnisse aus der Praxis

Unternehmen, die Optimaite Business für die Belegprüfung einsetzen, berichten von:

90% weniger manueller Bearbeitungszeit bei der Rechnungsprüfung
500+ Belege täglich vollautomatisch verarbeitet
Fehlerrate unter 0,1% nach KI-Validierung
Durchschnittliche Klärungszeit unter 4 Minuten für Ausnahmen

Für wen ist das relevant?

Optimaite Business für die Belegprüfung eignet sich besonders für:

Mittelständische Unternehmen mit 50–500 Rechnungen täglich
Unternehmen mit SAP-Umgebung, die die Buchung automatisieren wollen
Teams mit hohem Abstimmungsaufwand zwischen Einkauf und Buchhaltung
Unternehmen mit GoBD-Anforderungen und bevorstehenden Betriebsprüfungen

Preise

Optimaite Business Preise auf Anfrage. Alle Pläne mit unbegrenzten Nutzern. SAP-Integration verfügbar. 14 Tage kostenlos testen.

Belegprüfung automatisieren: POs, ABs und Rechnungen mit KI abgleichen