Procure-to-Pay (P2P) beschreibt den vollständigen Einkaufszyklus eines Unternehmens: von der ersten Bedarfsmeldung bis zur Zahlung der Rechnung und der Buchung im ERP. In der Theorie ist dieser Prozess klar definiert. In der Praxis ist er fragmentiert, manuell und fehleranfällig.

Optimaite Business schließt diese Lücken — ohne den Prozess umzustrukturieren.

Die sieben Phasen des P2P-Prozesses

Ein vollständiger P2P-Zyklus umfasst:

Bedarfsmeldung — Ein Mitarbeiter meldet Bedarf, oft noch per E-Mail oder Excel
Bestellanforderung (BANF) — Interne Genehmigung und Anlage im ERP
Purchase Order (PO) — Bestellung beim Lieferanten
Auftragsbestätigung (AB) — Bestätigung des Lieferanten
Wareneingang — Prüfung und Buchung
Eingangsrechnung — Prüfung gegen PO und AB
Zahlung und Buchung — Freigabe, Zahlungsauftrag, ERP-Buchung

Jede dieser Phasen produziert Dokumente. Diese Dokumente liegen in unterschiedlichen Systemen, in unterschiedlichen Formaten, und müssen miteinander in Einklang gebracht werden. Das ist die eigentliche Herausforderung.

Warum P2P in der Praxis so aufwändig ist

Medienbrüche überall

Bestellungen werden in SAP angelegt, aber die Auftragsbestätigung kommt per E-Mail als PDF. Die Rechnung wird per Post zugestellt und muss eingescannt werden. Der Wareneingang wird manuell im Lager protokolliert. Für jeden Beleg muss jemand die Verbindung zum Vorgang herstellen — manuell.

Formatvielfalt

Ein mittelständisches Unternehmen empfängt Rechnungen als:

PDF per E-Mail
ZUGFeRD oder XRechnung (strukturiertes PDF mit eingebetteten XML-Daten)
EDIFACT oder X12 über EDI-Kanal
Word-Dokument oder Excel-Tabelle
Ausgedruckte Papierrechnung

Für jedes Format braucht es entweder manuelle Eingabe oder eine spezifische Schnittstelle.

Toleranzfragen

Der Lieferant stellt €18,75 in Rechnung, die PO weist €18,50 aus. Ist das eine Abweichung, die eskaliert werden muss? Oder liegt sie innerhalb der Toleranz? Ohne klare Regeln und ein System, das diese Regeln automatisch anwendet, landet alles beim Menschen.

Wie Optimaite Business den P2P-Prozess automatisiert

Phase 1–2: Bedarfsmeldung und BANF

Mitarbeiter melden Bedarf in einem einfachen Formular oder per E-Mail. Optimaite strukturiert die Anforderung automatisch: Artikelbeschreibung, Menge, Kostenstelle, Lieferant (wenn bekannt). Die strukturierten Daten gehen direkt als BANF in SAP — ohne manuelle Eingabe in der Buchhaltung.

Phase 3: Purchase Order

POs werden entweder aus dem SAP-Export gelesen oder von Optimaite aus eingehenden Bestell-E-Mails extrahiert. Alle relevanten Felder — Positionen, Preise, Liefertermine, Zahlungsbedingungen — werden strukturiert gespeichert und stehen für den späteren Abgleich bereit.

Phase 4: Auftragsbestätigung

Die AB des Lieferanten landet als PDF per E-Mail. Optimaite extrahiert die Daten, vergleicht sie positionsgenau mit der PO: Stimmt die Menge? Stimmt der Preis? Stimmt der Liefertermin? Abweichungen werden sofort gemeldet — der Einkäufer muss nicht manuell suchen.

Phase 5: Wareneingang

Lieferscheine und Wareneingangsprotokolle werden eingescannt oder digital empfangen. Optimaite bucht den Wareneingang automatisch in SAP (Bewegungsart 101). Das manuelle Einpflegen in die Wareneingangstransaktion entfällt.

Phasen 6–7: Rechnung, Freigabe, Buchung

Dieser Teil ist der Kern des Dreifach-Abgleichs (3-Way Match), den Optimaite Business vollautomatisch durchführt:

Rechnung wird empfangen und extrahiert
Automatischer Abgleich gegen PO und AB (positionsgenau)
Bei Übereinstimmung: sofortige Freigabe
Bei Abweichung: Klärungsworkflow mit KI-Begründung
Freigegebene Buchung: direkt in SAP (MIRO) oder per API in beliebiges ERP

Konfigurierbare Toleranzregeln

Nicht jede Abweichung ist ein Problem. Optimaite Business ermöglicht die Konfiguration von Toleranzregeln auf verschiedenen Ebenen:

Global: Alle Lieferanten, alle Warengruppen
Lieferantenspezifisch: Für strategische Lieferanten mit anderen Konditionen
Warengruppenspezifisch: Rohstoffe mit Preisschwankungen brauchen andere Toleranzen als Büromaterial

Beispielkonfiguration:

Preisabweichung ≤ 2%: automatisch freigeben
Mengendifferenz ≤ 1 Einheit: ignorieren
Preisabweichung > 2%: Klärungsworkflow Stufe 1
Preisabweichung > 10%: direkte Eskalation an Teamleiter

Integration: SAP, DATEV und REST-API

Optimaite Business integriert sich in die bestehende IT-Landschaft — es ersetzt keine Systeme, es ergänzt sie:

SAP: RFC/BAPI-Anbindung, native Buchung ohne Middleware
DATEV: Standard-Buchungsexport, Belegübergabe
REST-API / Webhook: Für Microsoft Dynamics, Sage, Oracle, Lexware und jedes andere ERP

Ergebnisse

Unternehmen, die Optimaite Business für den vollständigen P2P-Prozess einsetzen:

85% Reduktion der manuellen Dateneingabe im Einkauf
3 bis 5× schnellere Rechnungsverarbeitung
500+ P2P-Dokumente täglich ohne manuellen Eingriff
Fehlerrate unter 0,1% nach KI-Validierung
GoBD-konforme Archivierung ohne zusätzliche Systeme

Preise

Optimaite Business Preise auf Anfrage. Alle Pläne mit unbegrenzten Nutzern und Credit-basierter KI-Nutzung. SAP-Integration verfügbar. On-Premise verfügbar. 14 Tage kostenlos testen.

Procure-to-Pay vollautomatisch: Vom Bedarf zur SAP-Buchung ohne manuelle Eingabe