Belegprüfung und Dokumentenabgleich mit KI — Bestellungen, ABs und Rechnungen automatisch prüfen
Optimaite Business automatisiert die Belegprüfung und den Abgleich von Bestellungen (POs), Auftragsbestätigungen (ABs) und Rechnungen. KI extrahiert Felder, vergleicht Mengen, Preise und Konditionen — und schreibt validierte Daten direkt in SAP oder andere ERP-Systeme zurück. Keine manuelle Dateneingabe. Keine übersehenen Abweichungen. Vollständiger Audit-Trail. DSGVO-konform. GoBD-konform. On-Premise verfügbar.
Dreifach-Abgleich: Bestellung, Auftragsbestätigung, Rechnung
Der Dreifach-Abgleich (Three-Way-Match) vergleicht automatisch Bestellungen (POs), Auftragsbestätigungen (ABs) und Eingangsrechnungen. Optimaite Business extrahiert alle relevanten Felder — Bestellnummer, Artikelnummer, Menge, Einzelpreis, Gesamtpreis, Lieferdatum, Zahlungsziel, Währung — und prüft sie anhand konfigurierbarer Toleranzregeln. Abweichungen werden sofort erkannt und zur Klärung eskaliert.
Automatischer SAP-Rückschreiber und ERP-Integration
Geprüfte und freigegebene Belege werden direkt in SAP oder andere ERP-Systeme zurückgeschrieben. Kein manuelles Einpflegen. Kein doppeltes Erfassen. Die Integration erfolgt über SAP-RFC, REST-API oder native SAP-Konnektoren — je nach vorhandener Infrastruktur.
Welche Dokumente werden geprüft?
- Bestellungen (Purchase Orders, POs) — eigene oder eingehende
- Auftragsbestätigungen (Order Confirmations, ABs) — Mengen, Preise, Konditionen
- Eingangsrechnungen — Positionsabgleich mit PO und AB
- Lieferscheine — Mengenabgleich mit Bestellung und Rechnung
- Rahmenverträge — Preis- und Konditionsprüfung
- Gutschriften und Korrekturrechnungen
Konfigurierbare Toleranzregeln und Ausnahmemanagement
Definieren Sie Toleranzregeln für Mengen-, Preis- und Konditionsabweichungen. Beispiel: bis zu 2% Preisabweichung automatisch freigeben, darüber Genehmigungsworkflow. Abweichungsgründe werden dokumentiert. KI-gestützte Klassifikation der Abweichungsarten. Eskalationsregeln und automatische Benachrichtigungen.
GoBD-Archivierung und Audit-Trail
Alle geprüften Belege werden GoBD-konform archiviert. Jeder Prüfschritt, jede KI-Entscheidung und jede manuelle Freigabe ist lückenlos dokumentiert. Revisionssichere Ablage. Direkte Abrufbarkeit für Betriebsprüfungen und interne Audits.
Produktivitätsgewinn durch Belegprüfungsautomatisierung
Unternehmen die Optimaite Business einsetzen berichten: 90% weniger manuelle Bearbeitungszeit. 99,7% KI-Extraktionsgenauigkeit. 500+ Belege täglich automatisch verarbeitet. Immediate detection of price discrepancies and quantity deviations. AP-Teams können sich auf Ausnahmen konzentrieren statt auf Routine-Prüfungen.
