Ein Mandantenportal,das Mandanten lieben.
Mandanten loggen sich mit BankID/eID ein, sehen ihre Akte als zeitgemäßes Dashboard, laden Dokumente per Drag-and-Drop, starten sichere Video-Konferenzen und unterzeichnen mit qualifizierter E-Signatur. Kein PDF-Anhang per E-Mail mehr — DSGVO-Risiko erledigt.
KI sortiert hochgeladene Mandanten-Dokumente automatisch in die Akte und benachrichtigt den zuständigen Anwalt.
- DSGVO-konform
- §43e BRAO konform
- beA-Integration nativ
- §203 StGB konform
- On-Premise verfügbar
- Cloud in Deutschland
- Solo bis Großkanzlei
Heute kostet das Zeit. Mit Optimaite nicht mehr.
Sensible Daten per E-Mail
Mandantenausweise, Verträge, Krankenakten — alles als PDF-Anhang im Posteingang. DSGVO-Risiko hoch, Mandanten unsicher, Sekretariat im Stress.
Statusfragen am Telefon
'Was macht meine Akte?' — fünfmal pro Tag. Mandanten haben kein Fenster in den Stand des Mandats; jede Anfrage kostet 5 Minuten Sekretariatszeit.
Unterschriften per Post
Vollmachten, Mandatsverträge, Vergleichsangebote — alles wird ausgedruckt, per Post versandt, vom Mandanten unterschrieben, zurückgeschickt. Zeitverzögerung: 3-7 Tage.
Mandant lädt Dokumente per Drag-and-Drop hoch (Vertrag, Korrespondenz, Bescheid). KI klassifiziert (Vollmacht, Beweismittel, Mandanten-Korrespondenz) und erkennt Parteien.
Mandant sieht Akten-Status-Dashboard: nächste Frist, letzter Schriftsatz, ausstehende Aktionen, Rechnungsstatus — kein Anruf nötig.
Sie senden Vollmacht oder Mandatsvertrag zur E-Signatur. KI prüft Pflichtfelder (Datum, Vollmachtsumfang) vor dem Versand.
→ eIDAS Art. 25 — qualifizierte e-Signatur = handschriftliche Unterschrift
Vier Dinge, die dieses Modul ausmachen.
Multi-Faktor-Login (BankID/eID)
Login mit deutscher eID, BankID, Microsoft/Google Single Sign-On oder klassischer 2FA — vom Mandanten bestimmbar.
Qualifizierte E-Signatur (eIDAS)
Vollmachten, Mandatsverträge, Vergleichsofferten unterschriftsbereit. Signaturzertifikate über Bundesdruckerei oder D-Trust.
Akten-Status-Dashboard
Nächste Frist, letzter Schriftsatz, offene Aufgaben, Rechnungsstand — der Mandant sieht alles, was Sie ihn sehen lassen.
Sicherer Chat
Ende-zu-Ende-verschlüsselte Mandantenkommunikation — keine WhatsApp/E-Mail mehr für sensible Themen.
Video-Konferenz aus der Akte
Sichere Video-Termine mit Mandanten direkt im Portal — inklusive Teilnehmerrechten, Dokumentenfreigabe, Protokoll und Folgeaufgaben an der Akte.
Mehrsprachig
Portal-Oberfläche in Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Türkisch, Polnisch, Russisch, Arabisch — wichtig für Migrations- und Familienrecht.
Branding nach Kanzlei
Logo, Farben, Domain (mandanten.kanzlei-name.de) — der Mandant sieht Ihre Marke, nicht 'Optimaite'.
Wie Mandant und Kanzlei zusammenarbeiten — sicher und schnell
Das Portal ist nicht nur ein Dokumentenaustausch — es ist die Schnittstelle, über die Mandant und Anwalt arbeiten.
Mandant lädt Dokumente per Drag-and-Drop hoch (Vertrag, Korrespondenz, Bescheid). KI klassifiziert (Vollmacht, Beweismittel, Mandanten-Korrespondenz) und erkennt Parteien.
Ihre Entscheidung: Sie sehen den Eingang als Notification mit Klassifikations-Vorschlag — bestätigen oder umordnen mit einem Klick.
Mandant sieht Akten-Status-Dashboard: nächste Frist, letzter Schriftsatz, ausstehende Aktionen, Rechnungsstatus — kein Anruf nötig.
Ihre Entscheidung: Sie steuern, was der Mandant sieht — pro Akten-Tab konfigurierbar (z.B. Schlussplädoyer-Entwurf bleibt intern).
Sie senden Vollmacht oder Mandatsvertrag zur E-Signatur. KI prüft Pflichtfelder (Datum, Vollmachtsumfang) vor dem Versand.
→ eIDAS Art. 25 — qualifizierte e-Signatur = handschriftliche Unterschrift
Ihre Entscheidung: Mandant signiert per BankID, eID oder qualifizierter Signatur — eIDAS-konform mit voller Beweiskraft.
Bei eingehender Mandanten-Nachricht: KI erstellt Antwort-Entwurf basierend auf Akteninhalt und Vorlagen. Sie überarbeiten und senden.
Ihre Entscheidung: Sie können Antworten kurz halten ('Wir prüfen — Antwort bis Ende der Woche') oder detailliert; die KI kennt den Akten-Stand.
Video-Konferenz wird direkt aus der Akte geplant. Optimaite legt Agenda, Dokumente, Teilnehmer und Berechtigungen aus dem Fallkontext vor.
Ihre Entscheidung: Sie starten den Termin im sicheren Datenraum; Protokoll, Aufgaben und Folgefristen bleiben anschließend an der Akte.
Rechnung wird im Portal hinterlegt; Mandant zahlt per Stripe, SEPA-Lastschrift oder Banküberweisung. Eingang wird automatisch dem Akten-Konto gutgeschrieben.
Ihre Entscheidung: Sie sehen Zahlungsstatus pro Mandant und pro Akte — Mahnungen werden automatisch nach Ihrer Mahnstufen-Logik versandt.
Berufsträger-Kontrolle. Sichere Anmeldung, verschlüsselte Daten, rollenbasierte Zugriffe und vollständige Audit-Logs; DSGVO-konform mit DPA.
Optimaite Mandantenportal vs. PDF-per-E-Mail / Add-On-Portale
Häufige Fragen
Ja. Hosting in Deutschland, verschlüsselte Daten, rollenbasierte Rechte, vollständiges Audit-Log und AVV nach DSGVO Art. 28 sowie §43e BRAO. Mandanten haben Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschungsrechte nach DSGVO Art. 15-17 direkt im Portal.
Bundesdruckerei (sign-me), D-Trust und IDnow für qualifizierte Signaturen. Für einfache Signaturen (z.B. interne Vereinbarungen) reicht der eingebaute Click-to-Sign-Workflow mit Audit-Trail.
Ja. mandanten.kanzlei-name.de oder portal.ihre-marke.de — TLS-Zertifikat von Let's Encrypt oder Ihrem CA. Volles White-Label, Mandanten sehen 'Optimaite' nirgends.
Verwandte Module
Aktenmanagement
KI weist Akten und Parteien zu · erkennt Fristen · öffnet Wiedervorlagen · misst Realisierung und Auslastung — Sie führen das Mandat.
Intelligenter Posteingang
KI sortiert · extrahiert Aktenzeichen, Parteien und Fristen · weist die Akte dem zuständigen Sachbearbeiter zu — und Sie bestätigen mit einem Klick.
Abrechnung & Buchhaltung
KI bündelt offene Stunden und Auslagen automatisch zur Sammelrechnung · prüft Streitwert und Rahmengebühr · überwacht Mahnstufen und Verzugszinsen — Sie geben frei.
Ein Portal, das Mandanten lieben.
Wir richten ein White-Label-Portal in Ihren Farben ein und zeigen die typischen drei Workflows: Vollmacht-Signatur, Dokumentenaustausch, Rechnungs-Zahlung.
14 Tage testen · keine Kreditkarte · Datenresidenz: Frankfurt