Gültig ab 5. März 2026 · Optimaite UG (haftungsbeschränkt)
(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (“AGB”) gelten für alle Verträge zwischen der Optimaite UG (haftungsbeschränkt), Obermeiersfeld 9, 33104 Paderborn, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Paderborn unter HRB 17814 (nachfolgend “Optimaite”), und ihren Kunden (nachfolgend “Kunde”).
(2) Optimaite bietet eine KI-gestützte Plattform zur Automatisierung juristischer, administrativer und geschäftlicher Prozesse an. Die Plattform umfasst die Produkte Optimaite Law, Optimaite Business und Optimaite Editor, jeweils als cloudbasierte SaaS-Lösung. Die Plattform wird auf Servern der Hetzner Online GmbH (Deutschland) betrieben.
(3) Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, also an natürliche oder juristische Personen oder rechtsfähige Personengesellschaften, die bei Vertragsschluss in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbstständigen beruflichen Tätigkeit handeln. Hierzu zählen insbesondere Rechtsanwalts-, Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungskanzleien sowie Unternehmen aller Branchen. Eine Nutzung durch Verbraucher im Sinne des § 13 BGB ist ausgeschlossen.
(4) Individuelle Vereinbarungen zwischen Optimaite und dem Kunden haben Vorrang vor diesen AGB, sofern sie schriftlich geschlossen wurden. Abweichende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden gelten nur, wenn Optimaite ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat.
(1) Der Vertrag über die Nutzung der Plattform kommt zustande, sobald der Kunde ein schriftliches Angebot von Optimaite annimmt oder sich online auf der Plattform registriert und diesen AGB zustimmt.
(2) Optimaite stellt dem Kunden während der Vertragslaufzeit Zugriff auf die gewählte Softwarelösung bereit. Die Plattform umfasst je nach Produkt:
(3) Ein Anspruch auf die Bereitstellung bestimmter neuer Funktionen besteht nicht. Supportleistungen werden per E-Mail erbracht. Zusätzlich stellt Optimaite Schulungsmaterialien und optional Onboarding-Unterstützung bereit.
(4) Die von Optimaite bereitgestellten KI-Funktionen dienen ausschließlich der Unterstützung der jeweiligen Arbeit und stellen keine Rechtsberatung oder sonstige Fachberatung dar.
(1) Optimaite räumt dem Kunden für die Vertragslaufzeit ein einfaches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Nutzungsrecht an der Plattform ein. Eigentumsrechte werden nicht übertragen.
(2) Die Nutzung ist ausschließlich den vom Kunden namentlich autorisierten Nutzern gestattet. Jeder Nutzer erhält einen eigenen Zugang. Eine Nutzung durch sonstige Dritte ist unzulässig.
(3) Der Kunde ist verpflichtet, Zugangsdaten vertraulich zu behandeln, gegen unbefugten Zugriff zu schützen und Optimaite unverzüglich zu informieren, sobald Anhaltspunkte für eine missbräuchliche Nutzung bestehen.
(4) Der Kunde darf die Plattform nicht rechtswidrig nutzen, keine Rechte Dritter verletzen und keine automatisierten Verfahren zum Auslesen, Kopieren oder Analysieren der Software verwenden.
(5) Der Kunde ist für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen in seinem Verantwortungsbereich selbst verantwortlich, insbesondere für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Nutzung der Plattform.
(6) Bei einem Verstoß gegen diese Pflichten ist Optimaite berechtigt, den Zugang des Kunden oder einzelner Nutzer vorübergehend zu sperren oder den Vertrag außerordentlich zu kündigen.
(1) Sämtliche Rechte an der Plattform, einschließlich Quell- und Objektcode, Benutzeroberflächen, Designs, Texte, Vorlagen, Logos, Dokumentationen sowie sonstiger Bestandteile, liegen ausschließlich bei Optimaite.
(2) Der Kunde erhält lediglich das in § 3 beschriebene einfache, nicht übertragbare Nutzungsrecht für die Dauer des Vertragsverhältnisses. Eigentums- und Verwertungsrechte an der Software oder an Teilen davon werden nicht übertragen.
(3) Eine Vervielfältigung, Verbreitung, öffentliche Zugänglichmachung, Dekompilierung, Reverse-Engineering oder sonstige Bearbeitung der Software oder ihrer Bestandteile ist unzulässig, soweit dies nicht gesetzlich ausdrücklich erlaubt ist oder Optimaite zuvor schriftlich zugestimmt hat.
(4) Sofern der Kunde eigene Vorlagen, Dokumente oder Workflows innerhalb der Plattform erstellt, verbleiben die Urheber- und Nutzungsrechte daran beim Kunden. Optimaite erhält daran nur ein einfaches, nicht exklusives Nutzungsrecht, soweit dies zur Erbringung, Wartung und Verbesserung der vertraglichen Leistungen erforderlich ist.
(5) KI-generierte Ausgaben: Inhalte, die durch die KI-Funktionen der Plattform generiert werden, stehen dem Kunden zur freien Verwendung. Optimaite übernimmt keine Gewähr für die inhaltliche Richtigkeit, rechtliche Verwendbarkeit oder Vollständigkeit KI-generierter Inhalte.
(1) Optimaite gewährleistet eine angemessene Verfügbarkeit der Plattform unter Berücksichtigung technischer, organisatorischer und wirtschaftlicher Rahmenbedingungen. Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit von 99,5 % im Jahresmittel an (bezogen auf die Betriebszeit außerhalb geplanter Wartungsfenster). Ein Anspruch auf ununterbrochene Verfügbarkeit besteht nicht.
(2) Wartungs-, Sicherheits- oder Aktualisierungsarbeiten dürfen außerhalb üblicher Geschäftszeiten durchgeführt werden. Sofern längere oder vorhersehbare Unterbrechungen erforderlich sind, informiert Optimaite den Kunden rechtzeitig im Voraus.
(3) Die Plattform wird auf Servern der Hetzner Online GmbH (Deutschland) betrieben, die über ein nach ISO/IEC 27001 zertifiziertes Rechenzentrum verfügt. Optimaite bleibt für den sicheren Betrieb, die Systemüberwachung, Backups und regelmäßige Sicherheitsupdates verantwortlich.
(4) Die Plattform integriert KI-Modelle über EU-basierte Dienste (insbesondere Microsoft Azure und Amazon Web Services), die ausschließlich in europäischen Rechenzentren betrieben werden. Optimaite stellt sicher, dass keine Kundendaten zum Training von KI-Modellen verwendet werden. Es gelten die jeweiligen Zero-Retention-Vereinbarungen mit den KI-Anbietern.
(5) Optimaite ist berechtigt, den Funktionsumfang der Plattform weiterzuentwickeln, zu ändern oder einzuschränken, soweit dies für den Kunden zumutbar ist und der wesentliche Vertragszweck erhalten bleibt.
(1) Die Vergütung richtet sich nach der vom Kunden gewählten Preisstufe gemäß der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültigen Preisliste. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.
(2) Die Abrechnung erfolgt monatlich oder jährlich im Voraus, je nach gewähltem Abrechnungszeitraum. Die Zahlung erfolgt per Überweisung oder Lastschrift und ist innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung ohne Abzug fällig.
(3) Bei monatlicher Abrechnung kann der Vertrag von beiden Seiten mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende gekündigt werden. Bei jährlicher Abrechnung verlängert sich der Vertrag automatisch um denselben Zeitraum, sofern er nicht mit einer Frist von drei Monaten vor Ablauf schriftlich gekündigt wird.
(4) Optimaite ist berechtigt, Preise anzupassen, wenn sich wesentliche Kostenfaktoren (z. B. Energie-, Hosting- oder Lizenzkosten) ändern. Preisänderungen werden dem Kunden mindestens 60 Tage vor Inkrafttreten mitgeteilt. Im Fall einer Preiserhöhung steht dem Kunden ein Sonderkündigungsrecht zum Wirksamwerden der Änderung zu.
(5) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Gerät der Kunde in Zahlungsverzug, ist Optimaite berechtigt, gesetzliche Verzugszinsen gemäß § 288 Abs. 2 BGB zu berechnen und den Zugang zur Plattform bis zur vollständigen Zahlung vorübergehend zu sperren.
(6) Nach Beendigung des Vertrags stellt Optimaite dem Kunden seine Daten für einen Zeitraum von 30 Tagen zum Export bereit. Danach werden die Daten gemäß den Datenschutzbestimmungen gelöscht.
(1) Optimaite haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.
(2) Bei leichter Fahrlässigkeit haftet Optimaite nur bei der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (“Kardinalpflichten”) und nur für den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden. Eine weitergehende Haftung ist ausgeschlossen.
(3) Eine Haftung für mittelbare Schäden, entgangenen Gewinn oder Verlust von Daten ist ausgeschlossen, soweit diese nicht durch angemessene Datensicherungsmaßnahmen des Kunden vermeidbar gewesen wären.
(4) Die von Optimaite bereitgestellten KI-Funktionen dienen ausschließlich der technischen Unterstützung. Optimaite übernimmt keine Gewähr für die inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit oder rechtliche Zulässigkeit der von der KI generierten Ergebnisse. Die abschließende Prüfung und Bewertung der Inhalte obliegt dem Kunden. Insbesondere ersetzt die Plattform keine rechtliche Beratung.
(5) Optimaite haftet für die ordnungsgemäße Bereitstellung, Wartung und Sicherheit der Systeme im Rahmen der von den Hosting-Partnern gewährten technischen Standards. Optimaite übernimmt jedoch keine Haftung für Ausfälle oder Störungen, die auf Fremdnetze, Internetverbindungen oder Störungen außerhalb des Einflussbereichs von Optimaite zurückzuführen sind.
(6) Soweit die Haftung von Optimaite ausgeschlossen oder beschränkt ist, gilt dies auch für die persönliche Haftung der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen von Optimaite.
(1) Optimaite verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und den anwendbaren Datenschutzgesetzen. Die Verarbeitung erfolgt nur, soweit dies zur Vertragserfüllung, Kundenbetreuung oder technischen Bereitstellung der Plattform erforderlich ist.
(2) Die Datenverarbeitung erfolgt auf Servern der Hetzner Online GmbH (Deutschland) innerhalb der Europäischen Union (EU/EWR). Optimaite bleibt für die datenschutzkonforme Verarbeitung verantwortlich.
(3) Soweit Optimaite personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO ab. Der AV-Vertrag ist unter optimaite.eu/avv abrufbar und Bestandteil dieser AGB.
(4) Beide Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen der Zusammenarbeit erlangten vertraulichen Informationen – insbesondere Mandats-, Geschäfts- und Sicherheitsdaten – vertraulich zu behandeln und ausschließlich für Zwecke der Vertragsdurchführung zu verwenden. Diese Verpflichtung gilt auch über das Vertragsende hinaus.
(5) Der Kunde bleibt Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO für alle personenbezogenen Daten, die er in die Plattform einpflegt oder deren Verarbeitung er veranlasst. Weitere Informationen finden sich in der Datenschutzerklärung.
(1) Optimaite ist berechtigt, zur Erfüllung der vertraglichen Leistungen Subunternehmer einzusetzen, insbesondere für Hosting-, Datenbank-, KI-, Zahlungs- oder Kommunikationsdienste.
(2) Der Einsatz von Subunternehmern entbindet Optimaite nicht von der eigenen Verantwortung gegenüber dem Kunden. Optimaite bleibt Vertragspartner und gewährleistet die ordnungsgemäße Leistungserbringung sowie die Einhaltung der datenschutzrechtlichen und sicherheitsrelevanten Pflichten.
(3) Soweit Subunternehmer bei der Leistungserbringung Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten, werden diese von Optimaite nach Maßgabe der Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO verpflichtet.
(4) Aktuell eingesetzte Subunternehmer sind insbesondere:
(5) Optimaite informiert den Kunden über wesentliche Änderungen in der Liste der eingesetzten Subunternehmer mindestens 30 Tage vor deren Einsatz. Der Kunde kann einer Änderung innerhalb von 30 Tagen nach Mitteilung schriftlich widersprechen. Die vollständige Liste ist unter optimaite.eu/trust/unterauftragnehmer abrufbar.
(6) Eine Beauftragung von Subunternehmern in Drittländern außerhalb der EU/EWR erfolgt ausschließlich unter Einhaltung der besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere durch Abschluss der jeweils gültigen EU-Standardvertragsklauseln (2021/914/EU).
(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).
(2) Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist, soweit gesetzlich zulässig, Paderborn.
(3) Änderungen oder Ergänzungen dieses Vertrags, einschließlich dieser AGB, bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für die Aufhebung des Schriftformerfordernisses selbst.
(4) Optimaite ist berechtigt, diese AGB zu ändern, soweit hierdurch wesentliche Regelungen des Vertragsverhältnisses nicht berührt werden und die Änderungen für den Kunden zumutbar sind. Über Änderungen wird der Kunde mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten informiert. Widerspricht der Kunde nicht bis zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens, gelten die Änderungen als angenommen. Auf das Widerspruchsrecht und die Folgen der Nichtausübung wird der Kunde in der Mitteilung ausdrücklich hingewiesen.
(5) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.
(6) Der Kunde darf Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung von Optimaite auf Dritte übertragen. § 354a HGB bleibt unberührt.
Optimaite UG (haftungsbeschränkt)
Obermeiersfeld 9, 33104 Paderborn
Handelsregister: Amtsgericht Paderborn, HRB 17814
Geschäftsführer: Jamil Mounzer
USt-IdNr: DE454666761
E-Mail: info@optimaite.eu