Optimaite Law
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Akten,die mitarbeiten.

Aus jeder Mandatsanfrage entsteht in fünf Minuten eine vollständige Akte: KI extrahiert Parteien, weist Aktenzeichen zu, startet die Konfliktprüfung, erkennt Fristen aus eingehenden Schriftsätzen, weist die Akte dem zuständigen Sachbearbeiter zu und öffnet die Wiedervorlage — alles vor Ihrem ersten Klick. Soll/Ist, Realisierung und Auslastung laufen pro Akte automatisch mit.

KI weist Akten und Parteien zu · erkennt Fristen · öffnet Wiedervorlagen · misst Realisierung und Auslastung — Sie führen das Mandat.

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  • DSGVO-konform
  • §43e BRAO konform
  • beA-Integration nativ
  • §203 StGB konform
  • On-Premise verfügbar
  • Cloud in Deutschland
  • Solo bis Großkanzlei
KI im Hintergrund

Wie eine neue Akte in Optimaite entsteht

Eine Mandantenanfrage trifft ein — fünf Minuten später ist die Akte vollständig eingerichtet.

  1. 01
    Was die KI macht

    KI liest die Anfrage (E-Mail, Kontaktformular, beA-Eingang oder gescannter Brief) und extrahiert: Auftraggeber, Gegner, Streitgegenstand, Sachverhalt, Datum, Anlagen.

    Was Sie entscheiden

    Sie sehen die Extraktion als strukturierte Karte — Korrektur mit einem Klick, falls die KI zwei Personen verwechselt hat.

  2. 02
    Was die KI macht

    KI gleicht Parteien gegen Ihren Stammdatenbestand ab — 'Müller GmbH' ≠ 'Mueller GmbH' wird als Match erkannt; bei Unsicherheit fragt die KI.

    Was Sie entscheiden

    Sie bestätigen Match oder legen einen neuen Stammdatensatz an — beides mit einem Klick.

  3. 03
    Was die KI macht

    KI startet die Konfliktprüfung gegen alle aktiven und archivierten Mandate. Treffer werden mit Begründung gezeigt — auch transitive Konflikte (Konzernverbund, Geschäftsführer-Identität).

    → Konflikt: Akte M-2023-0091, gleicher Geschäftsführer

    Was Sie entscheiden

    Sie entscheiden über Annahme/Ablehnung — die Entscheidung wird mit Begründung im Audit-Log dokumentiert (BRAO-relevant).

  4. 04
    Was die KI macht

    KI weist die Akte basierend auf Rechtsgebiet, Auslastung und Mandatshistorie zu — Fachanwalt für Strafrecht für StGB-Mandate, junge Associates für Fristengeschäft.

    Was Sie entscheiden

    Zuordnungsregeln ändern Sie direkt im Workflow — Korrekturen verbessern künftige Vorschläge.

  5. 05
    Was die KI macht

    KI legt die Akten-Struktur an: Tabs für Schriftsätze, Korrespondenz, Belege, Notizen, Gutachten — pro Rechtsgebiet konfigurierbar.

    Was Sie entscheiden

    Sie öffnen die Akte und finden alles bereits da: Anfrage, Mandantenstammdaten, Konflikt-Status, Bearbeiterzuweisung.

Berufsträger-Kontrolle. Konfliktentscheidungen, Mandatsannahmen und Anwaltszuweisungen werden mit Berufsträger-ID und Zeitstempel im revisionssicheren Audit-Log gespeichert. Granulare Rechte sorgen dafür, dass nur zugewiesene Anwälte Akten sehen — Mandatsgeheimnis bleibt gewahrt.

Status quo

Heute kostet das Zeit. Mit Optimaite nicht mehr.

Ohne Optimaite

Akten-Anlage als Stunden-Job

Eine neue Akte aufzubauen — Parteien anlegen, Adressen prüfen, Konflikte checken, Dokumente sortieren, Anwälte zuweisen — kostet 30-60 Minuten Sekretariatszeit pro Mandat.

Mit Optimaite Law

KI liest die Anfrage (E-Mail, Kontaktformular, beA-Eingang oder gescannter Brief) und extrahiert: Auftraggeber, Gegner, Streitgegenstand, Sachverhalt, Datum, Anlagen.

Ohne Optimaite

Doppelte Parteien-Stammdaten

Klassische Kanzleisoftware hat 'Müller GmbH', 'Mueller GmbH' und 'Müller Gesellschaft mit beschränkter Haftung' als drei separate Stammdaten. Konfliktprüfung funktioniert nur teilweise.

Mit Optimaite Law

KI gleicht Parteien gegen Ihren Stammdatenbestand ab — 'Müller GmbH' ≠ 'Mueller GmbH' wird als Match erkannt; bei Unsicherheit fragt die KI.

Ohne Optimaite

Eingangspost wird umkopiert

Jeder Brief, jede E-Mail, jeder beA-Eingang wird vom Sekretariat umbenannt, in den richtigen Ordner geschoben und mit einem Tag versehen — bei 100 Eingängen pro Tag eine vollständige Stelle.

Mit Optimaite Law

KI startet die Konfliktprüfung gegen alle aktiven und archivierten Mandate. Treffer werden mit Begründung gezeigt — auch transitive Konflikte (Konzernverbund, Geschäftsführer-Identität).

→ Konflikt: Akte M-2023-0091, gleicher Geschäftsführer

Eingebaut, nicht aufgesetzt

Vier Dinge, die dieses Modul ausmachen.

01 · Feature

Wiedervorlagen & Abendkontrolle

Strukturierte Wiedervorlagen (einmalig oder wiederkehrend) mit Verknüpfung zu Akte, Mandant und Dokument. Die Abendkontrolle führt jeden Tag durch alle Fristen — pro Item OK / Aktion nötig / Eskalieren.

02 · Feature

Auslastung & Realisierung pro Akte

Soll/Ist-Stunden, Budget-Verbrauch und Realisierungsquote sind pro Akte sichtbar. Eine Heatmap zeigt Auslastung pro Person und Kalenderwoche; Forecast und Top-Mandanten-Auswertung sind eingebaut.

03 · Feature

Stamm­daten-Dedup­li­zie­rung

KI erkennt 'Müller GmbH' vs 'Mueller GmbH' als gleiche Entität — Adressen, Handelsregister-Nummer, USt-ID werden abgeglichen, Geschäftsführer-Identität für transitive Konflikte ausgewertet.

04 · Feature

Volltextsuche über alle Akten

OCR aller PDFs, semantische Suche ('Wer hat im Schmidt-Mandat über §242 gesprochen?'), Filter nach Rechtsgebiet, Anwalt, Datum — und Sourcen-Citations zu jedem Treffer.

Versionsverlauf jedes Dokuments

Jede Änderung, jede Track-Change, jeder Re-Upload wird mit Zeitstempel und Bearbeiter-ID gespeichert. Roll-back jederzeit möglich.

Granulare Berechtigungen

Per-Akte, Per-Tab, Per-Dokument-Sichtbarkeit. Referendare sehen nur ihre Akten; Equity-Partner alle. M&A-Mandate können vom Streitrecht-Bereich isoliert werden.

Akten-Status-Pipeline

Mandant-Anfrage → Konfliktprüfung → Mandatsvereinbarung → laufend → abgeschlossen → archiviert. Sichtbar als Kanban-Board oder Liste.

Aufbewahrungs­fristen automatisiert

10-jährige Aufbewahrungsfrist nach §50 BRAO automatisch berechnet, Verlängerungen bei Berufsregress dokumentiert, Löschungs-Workflow DSGVO-konform.

Im Vergleich

Optimaite Aktenmanagement vs. RA-MICRO/AnNoText

AspektOptimaite LawRA-MICRO Akte / AnNoText
Akten-Anlage aus Anfrage5 Min. via KI30-60 Min. manuell
Stammdaten-DedupFuzzy-KI-MatchExakter String-Match
VolltextsucheSemantisch + OCRDateiname / Stichwort
Mandantenportal-VerknüpfungNativ, pro AkteAdd-On oder fehlt
Rollenbasierte RechtePer Akte/Tab/DokumentPer Benutzer global
FAQ

Häufige Fragen

Optimaite Law ist auf sehr große Aktenbestände ausgelegt und unterstützt Großkanzleien mit umfangreichen aktiven und archivierten Mandaten.

Ja. Archivierte Akten bleiben in der Volltextsuche, werden aber als 'archiviert' gekennzeichnet. Aufbewahrungs- und Löschungs-Workflows nach §50 BRAO und DSGVO sind voll automatisiert.

Ja. Strafrechtsmandate brauchen andere Tabs (Anklage, Hauptverhandlung, Plädoyer) als M&A (Term Sheet, Due Diligence, Closing). Pro Fachanwaltschaft konfigurierbar — Vorlagen mitgeliefert für alle 24 Rechtsgebiete.

Im Zusammenspiel

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30 Minuten Live-Demo: Wir nehmen eine Ihrer Anfragen und legen die Akte mit Ihnen an — von Parteien-Extraktion bis Konfliktprüfung.

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