Posteingang (/inbox) ist der einheitliche Eingang fuer alle eingehende Korrespondenz. E-Mail, Portalnachrichten und andere Kanaele erscheinen in einer zentralen Arbeitsumgebung. Die KI verarbeitet jeden Eintrag automatisch und schlaegt Zuordnungen vor.

KI-Verarbeitungspipeline

Jeder eingehende Eintrag durchlaeuft eine dreistufige Pipeline:

| Phase | Beschreibung | ||-------|-------------| | Sortierung | Automatische Klassifizierung nach Typ, Kanal und Dringlichkeit | | Extraktion | Erkennung von Absender, Betreff, Betraegen, Daten und Schluesselfeldern | | Indizierung | Volltext-Indizierung fuer die Suche und Verknuepfung mit Entitaeten |

Die Ergebnisse der Pipeline werden im Detailbereich angezeigt und koennen manuell korrigiert werden.

Layout

Der Posteingang nutzt ein Drei-Spalten-Layout:

Filter und Smart Views — gespeicherte Ansichten und Kanal-Filter
Nachrichtenliste — Eintraege passend zur aktuellen Ansicht
Detailbereich — vollstaendige Nachricht, Anhaenge, KI-Extraktion und Aktionen

E-Mail-Thread-Ansicht

Zusammengehoerende Nachrichten werden als Thread gruppiert dargestellt. Innerhalb eines Threads koennen Sie:

Antwort — Direkt auf die aktuelle Nachricht antworten
Allen antworten — Alle Empfaenger des urspruenglichen Threads einbeziehen
Weiterleiten — Nachricht an einen neuen Empfaenger senden

Der Composer oeffnet sich im Detailbereich. Verfassen Sie den Text, fuegen Sie Anhaenge bei und senden Sie die Nachricht ab.

KI-Vorschlaege zur Dokumentenklassifikation

Die KI analysiert jede eingehende Nachricht und schlaegt vor:

Dokumenttyp — Rechnung, Angebot, Vertrag, Lieferung, Sonstiges
Entitaetszuordnung — Welcher Geschaftspartner, Kontakt oder welche Organisation ist beteiligt
Ablageort — Vorgeschlagener Ordner in der strukturierten Ablage

Eintrag auswaehlen

Klicken Sie in der Liste auf eine Nachricht, um den Detailbereich zu oeffnen.

KI-Vorschlaege pruefen

Pruefen Sie die automatisch erkannten Felder: Absender, Betreff, Betraege, Datum und Dokumenttyp.

Entitaet zuordnen

Bestaetigen Sie den KI-Vorschlag oder suchen Sie manuell nach der richtigen Entitaet.

Klassifizieren und ablegen

Waehlen Sie Dokumenttyp und Ordner. Bestaetigen Sie die Ablage, damit der Eintrag die offene Warteschlange verlaesst.

Bei Bedarf antworten

Nutzen Sie Antworten oder Weiterleiten, um ausgehende Korrespondenz direkt zu starten.

Nicht zugeordnete Posteingangseintraege erscheinen nicht in Entitaeten-Timelines, bis Sie sie einer Entitaet zuordnen.

Korrespondenzrollen

Innerhalb eines Threads koennen Nachrichten verschiedenen Rollen zugeordnet werden:

| Rolle | Beschreibung | ||-------|-------------| | Mieter / Vermieter | Mietverhaeltnis-Korrespondenz | | Kunde / Lieferant | Bestell- und Lieferabwicklung | | Geschaftspartner | Allgemeine Geschaftsbeziehung |

Die Rollen werden automatisch aus den beteiligten Entitaeten abgeleitet und koennen manuell angepasst werden.

Smart Views

Erstellen Sie Smart Views, um Filterkombinationen zu speichern (Kanal + Status + Entitaet). Pinnen Sie Ansichten, die Ihr Team taeglich nutzt (z. B. "Rechnungen — nicht zugeordnet").

Naechste Schritte

Entitaeten & Daten — Kontakte und Organisationen verwalten
Dokumente & Strukturierte Ablage — Dokumente ablegen und extrahieren
Finanzen & Buchhaltung — Rechnungen weiterverarbeiten

Posteingang & Korrespondenz