Entitaeten (/entitaeten) ist das zentrale Verzeichnis fuer alle Geschaeftsdaten. Personen, Organisationen und Referenzen werden hier gepflegt, untereinander verknuepft und mit Dokumenten und Finanzvorgaengen assoziiert.

Entitaetstypen

Die Plattform unterstuetzt konfigurierbare Entitaetstypen:

| Typ | Beschreibung | ||-----|-------------| | Personen | Natuerliche Personen — Mitarbeiter, Ansprechpartner, Geschaftspartner | | Organisationen | Juristische Personen — Unternehmen, Behoerden, Vereine | | Referenzen | Sachverhalte, Projekte oder Objekte, die keinem der obigen Typen entsprechen |

Neue Entitaetstypen koennen unter Einstellungen → Entitaetstypen angelegt werden.

Entitaetsdatensaetze

Jeder Entitaetsdatensatz enthaelt folgende Bereiche:

Stammdaten

Kerninformationen wie Name, Rechtsform (bei Organisationen), Geburtstag (bei Personen) und primere Kontaktdaten.

Kontakte

Mehrere Kontaktmoeglichkeiten pro Entitaet: E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Webseiten. Jeder Kontakt kann als primar markiert werden.

Adressen

Physische Adressen mit Typ (Hauptsitz, Rechnungsadresse, Lieferadresse). Adressen koennen zwischen Entitaeten geteilt werden.

Identifikatoren

Externe Referenzen wie Steuernummer, USt-IdNr., Handelsregisternummer, Kundennummer oder ERP-ID. Diese werden fuer den Abgleich mit externen Datenquellen verwendet.

Metadaten

Frei definierbare Schluessel-Wert-Paare fuer organisationsspezifische Attribute.

Graph-Visualisierung

Beziehungen zwischen Entitaeten werden als Graph dargestellt. Oeffnen Sie eine Entitaet und wechseln Sie zur Register Beziehungen, um zu sehen:

Direkte Verknuepfungen (Geschaftspartner, Tochtergesellschaften, Ansprechpartner)
Gemeinsame Dokumente und Finanzvorgaenge
Empfohlene Verknuepfungen basierend auf KI-Analyse

Nutzen Sie die Graph-Ansicht, um schnell zu verstehen, wie Entitaeten zusammenhaengen und welche Vorgaenge sie gemeinsam haben.

Entitaet aus Dokument erstellen

Wenn die KI im Posteingang eine neue Entitaet erkennt, koennen Sie diese direkt aus dem Dokument anlegen:

Posteingangseintrag oeffnen

Oeffnen Sie einen Eintrag im Posteingang, der einen unbekannten Absender oder Empfaenger enthaelt.

KI-Vorschlag uebernehmen

Die KI schlaegt extrahierte Daten vor: Name, Adresse, E-Mail, Identifikatoren.

Entitaet anlegen

Bestaetigen Sie die Daten und waehlen Sie den Entitaetstyp. Die neue Entitaet wird sofort angelegt und mit dem Dokument verknuepft.

Entitaeten durchsuchen

Die Liste unter /entitaeten unterstuetzt:

Volltextsuche ueber alle Felder
Filter nach Typ, Tags, Adresse und benutzerdefinierten Feldern
Sortierung nach Name, Erstelldatum und Letzte-Aktualisierung

Naechste Schritte

Posteingang & Korrespondenz — Eingehende Post Entitaeten zuordnen
Dokumente & Strukturierte Ablage — Dokumente mit Entitaeten verknuepfen
Finanzen & Buchhaltung — Rechnungen und offene Posten verwalten

Entitaeten & Daten