Dokumente (/dokumente) ist die zentrale Dokumentenverwaltung fuer Ihr Unternehmen. Dokumente werden in einer strukturierten Ablage organisiert, mit KI-Feldern extrahiert und koennen gegen externe Datenquellen abgeglichen werden.

Strukturierte Ablage

Die Ablage ist hierarchisch aufgebaut:

Gruppe > Untergruppe > Vorlage

| Ebene | Beschreibung | Beispiel | ||-------|-------------|----------| | Gruppe | Oberste Kategorie | Einkauf, Verkauf, Personal | | Untergruppe | Detaillierung innerhalb der Gruppe | Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen | | Vorlage | Dokumentvorlage mit definierten Extraktionsfeldern | Rechnung, Bestellung, Vertrag |

Jede Vorlage definiert, welche Felder die KI aus dem Dokument extrahieren soll.

Tresor

Der Tresor bietet sicheren Speicher fuer vertrauliche Dokumente. Dokumente im Tresor sind:

Verschluesselt gespeichert
Nur fuer berechtigte Benutzer sichtbar
Mit zusaetzlichem Zugriffsschutz versehen

Verschieben Sie Dokumente in den Tresor, wenn sie sensible Informationen wie Personalakten, Gesellschaftervereinbarungen oder Bankdaten enthalten.

KI-Feldextraktion

Die KI extrahiert automatisch Datenfelder aus hochgeladenen Dokumenten. Es gibt drei Feldtypen:

| Feldtyp | Beschreibung | Beispiele | ||---------|-------------|-----------| | Skalar | Einzelner Wert | Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Waehrung | | Gruppiert | Mehrere zusammengehoerende Werte | Absender (Name + Adresse + ID), Positionsblock | | Tabelle / Collection | Wiederkehrende Zeilen | Positionen einer Rechnung, Vertragsschaetzungen |

Dokument hochladen

Laden Sie eine Datei hoch (PDF, Bild, E-Mail-Anhang) oder uebernehmen Sie sie aus dem Posteingang.

Vorlage waehlen

Weisen Sie das Dokument einer Vorlage zu oder nutzen Sie den KI-Vorschlag.

Extrahierte Felder pruefen

Kontrollieren Sie die automatisch erkannten Werte und korrigieren Sie bei Bedarf.

Ablegen

Bestaetigen Sie die Ablage in der gewaehlten Gruppe und Untergruppe.

Die Extraktionsgenauigkeit steigt mit der Anzahl der verarbeiteten Dokumente. Regelmassige Korrekturen verbessern das Modell kontinuierlich.

Vorlagen

Vorlagen definieren die Struktur fuer wiederkehrende Dokumenttypen. Vordefinierte Vorlagen stehen zur Verfuegung:

Rechnungen — Eingangs- und Ausgangsrechnungen mit Positionsdaten
Bestellungen — Purchase Orders mit Lieferant und Betraegen
Vertraege — Vertragsschaetzungen mit Laufzeiten und Partnern

Eigene Vorlagen erstellen Sie unter Einstellungen → Dokumentvorlagen.

Abgleich (Reconciliation)

Der Abgleich gleicht extrahierte Dokumentdaten mit externen Datenquellen ab. So stellen Sie sicher, dass Rechnungsbetraege mit Buchungssaetzen uebereinstimmen oder Bestellnummern in Ihrem ERP existieren.

Unterstuetzte Datenquellen

| Quelle | Beschreibung | ||--------|-------------| | API | REST-API-Anbindung an ERP, CRM oder andere Systeme | | Datei-Upload | CSV-, Excel- oder XML-Dateien importieren | | Datenbank | Direktverbindung zu SQL-Datenbanken | | Webhook | Echtzeit-Benachrichtigung bei Datenanderungen |

Datenquelle konfigurieren

Richten Sie unter Einstellungen → Abgleich die Verbindung zur externen Datenquelle ein.

Abgleichsregeln definieren

Legen Sie fest, welche Felder verglichen werden (z. B. Rechnungsnummer, Betrag, Steuernummer).

Abgleich ausfuehren

Starten Sie den Abgleich manuell oder automatisch nach jedem Dokumentimport.

Ergebnisse pruefen

Pruefen Sie Treffer, Treffer mit Abweichungen und nicht zugeordnete Eintraege.

Naechste Schritte

Posteingang & Korrespondenz — Dokumente aus dem Posteingang ableiten
Entitaeten & Daten — Dokumente mit Geschaftspartnern verknuepfen
Finanzen & Buchhaltung — Extrahierte Rechnungsdaten weiterverarbeiten
Analyse & Insights — Analyseregeln auf Dokumentdaten anwenden

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