# DSGVO-Mandantenportal mit E-Signatur — Optimaite Law

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> Ein Mandantenportal, das Mandanten lieben.

Mandanten loggen sich mit BankID/eID ein, sehen ihre Akte als zeitgemäßes Dashboard, laden Dokumente per Drag-and-Drop, starten sichere Video-Konferenzen und unterzeichnen mit qualifizierter E-Signatur. Kein PDF-Anhang per E-Mail mehr — DSGVO-Risiko erledigt.

**Was die KI macht:** KI sortiert hochgeladene Mandanten-Dokumente automatisch in die Akte und benachrichtigt den zuständigen Anwalt.

## Probleme heute

### Sensible Daten per E-Mail

Mandantenausweise, Verträge, Krankenakten — alles als PDF-Anhang im Posteingang. DSGVO-Risiko hoch, Mandanten unsicher, Sekretariat im Stress.

### Statusfragen am Telefon

'Was macht meine Akte?' — fünfmal pro Tag. Mandanten haben kein Fenster in den Stand des Mandats; jede Anfrage kostet 5 Minuten Sekretariatszeit.

### Unterschriften per Post

Vollmachten, Mandatsverträge, Vergleichsangebote — alles wird ausgedruckt, per Post versandt, vom Mandanten unterschrieben, zurückgeschickt. Zeitverzögerung: 3-7 Tage.

## Wie Mandant und Kanzlei zusammenarbeiten — sicher und schnell

Das Portal ist nicht nur ein Dokumentenaustausch — es ist die Schnittstelle, über die Mandant und Anwalt arbeiten.

### 01 — KI-Schritt

**KI:** Mandant lädt Dokumente per Drag-and-Drop hoch (Vertrag, Korrespondenz, Bescheid). KI klassifiziert (Vollmacht, Beweismittel, Mandanten-Korrespondenz) und erkennt Parteien.

**Sie:** Sie sehen den Eingang als Notification mit Klassifikations-Vorschlag — bestätigen oder umordnen mit einem Klick.

### 02 — KI-Schritt

**KI:** Mandant sieht Akten-Status-Dashboard: nächste Frist, letzter Schriftsatz, ausstehende Aktionen, Rechnungsstatus — kein Anruf nötig.

**Sie:** Sie steuern, was der Mandant sieht — pro Akten-Tab konfigurierbar (z.B. Schlussplädoyer-Entwurf bleibt intern).

### 03 — KI-Schritt

**KI:** Sie senden Vollmacht oder Mandatsvertrag zur E-Signatur. KI prüft Pflichtfelder (Datum, Vollmachtsumfang) vor dem Versand.

**Sie:** Mandant signiert per BankID, eID oder qualifizierter Signatur — eIDAS-konform mit voller Beweiskraft.

*eIDAS Art. 25 — qualifizierte e-Signatur = handschriftliche Unterschrift*

### 04 — KI-Schritt

**KI:** Bei eingehender Mandanten-Nachricht: KI erstellt Antwort-Entwurf basierend auf Akteninhalt und Vorlagen. Sie überarbeiten und senden.

**Sie:** Sie können Antworten kurz halten ('Wir prüfen — Antwort bis Ende der Woche') oder detailliert; die KI kennt den Akten-Stand.

### 05 — KI-Schritt

**KI:** Video-Konferenz wird direkt aus der Akte geplant. Optimaite legt Agenda, Dokumente, Teilnehmer und Berechtigungen aus dem Fallkontext vor.

**Sie:** Sie starten den Termin im sicheren Datenraum; Protokoll, Aufgaben und Folgefristen bleiben anschließend an der Akte.

### 06 — KI-Schritt

**KI:** Rechnung wird im Portal hinterlegt; Mandant zahlt per Stripe, SEPA-Lastschrift oder Banküberweisung. Eingang wird automatisch dem Akten-Konto gutgeschrieben.

**Sie:** Sie sehen Zahlungsstatus pro Mandant und pro Akte — Mahnungen werden automatisch nach Ihrer Mahnstufen-Logik versandt.

> **Berufsträger-Kontrolle:** Sichere Anmeldung, verschlüsselte Daten, rollenbasierte Zugriffe und vollständige Audit-Logs; DSGVO-konform mit DPA.

## Funktionen

- **Multi-Faktor-Login (BankID/eID)** — Login mit deutscher eID, BankID, Microsoft/Google Single Sign-On oder klassischer 2FA — vom Mandanten bestimmbar.
- **Qualifizierte E-Signatur (eIDAS)** — Vollmachten, Mandatsverträge, Vergleichsofferten unterschriftsbereit. Signaturzertifikate über Bundesdruckerei oder D-Trust.
- **Akten-Status-Dashboard** — Nächste Frist, letzter Schriftsatz, offene Aufgaben, Rechnungsstand — der Mandant sieht alles, was Sie ihn sehen lassen.
- **Sicherer Chat** — Ende-zu-Ende-verschlüsselte Mandantenkommunikation — keine WhatsApp/E-Mail mehr für sensible Themen.
- **Video-Konferenz aus der Akte** — Sichere Video-Termine mit Mandanten direkt im Portal — inklusive Teilnehmerrechten, Dokumentenfreigabe, Protokoll und Folgeaufgaben an der Akte.
- **Mehrsprachig** — Portal-Oberfläche in Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Türkisch, Polnisch, Russisch, Arabisch — wichtig für Migrations- und Familienrecht.
- **Branding nach Kanzlei** — Logo, Farben, Domain (mandanten.kanzlei-name.de) — der Mandant sieht Ihre Marke, nicht 'Optimaite'.

## Optimaite Mandantenportal vs. PDF-per-E-Mail / Add-On-Portale

| Feature | Optimaite Law | RA-MICRO Webakte / e-Mandant |
|---|---|---|
| Login-Sicherheit | BankID/eID/MFA nativ | Username + Password |
| E-Signatur eIDAS-qualifiziert | Eingebaut | Add-On / fehlt |
| Auto-Klassifikation Uploads | KI-basiert | Manuell |
| Status-Dashboard für Mandanten | Konfigurierbar pro Tab | Einfache Dokumentenliste |
| Video-Konferenz mit Aktenbezug | Direkt im Portal | Externes Tool / Link per E-Mail |
| Branding | Volle White-Label | Logo-Tausch |

## Häufige Fragen

### Ist das Portal DSGVO-konform?

Ja. Hosting in Deutschland, verschlüsselte Daten, rollenbasierte Rechte, vollständiges Audit-Log und AVV nach DSGVO Art. 28 sowie §43e BRAO. Mandanten haben Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschungsrechte nach DSGVO Art. 15-17 direkt im Portal.

### Welche E-Signatur-Anbieter werden unterstützt?

Bundesdruckerei (sign-me), D-Trust und IDnow für qualifizierte Signaturen. Für einfache Signaturen (z.B. interne Vereinbarungen) reicht der eingebaute Click-to-Sign-Workflow mit Audit-Trail.

### Können wir das Portal unter unserer Domain betreiben?

Ja. mandanten.kanzlei-name.de oder portal.ihre-marke.de — TLS-Zertifikat von Let's Encrypt oder Ihrem CA. Volles White-Label, Mandanten sehen 'Optimaite' nirgends.

## Verwandte Module
- [Aktenmanagement](https://www.optimaite.eu/law/aktenmanagement)
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