# Mahnwesen Software für Kanzleien — Optimaite Law

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> Offene Posten, die sich selbst melden.

Optimaite Law verbindet Rechnungen, Zahlungseingänge, Mahnstufen, Verzugszinsen und Mandantenkommunikation. Die KI erkennt überfällige Positionen, formuliert passende Mahnungen und schlägt Eskalation oder Ratenzahlung vor — ohne dass Ihr Team offene Posten in Excel nachführt.

**Was die KI macht:** KI priorisiert offene Posten, berechnet Verzugszinsen und erstellt Mahntexte passend zu Mandant, Tonalität und Eskalationsstufe.

## Probleme heute

### Mahnungen sind Nebenjob

Offene Posten werden meist wöchentlich aus Buchhaltung oder Bank geprüft. Dadurch werden Mahnungen zu spät oder uneinheitlich verschickt.

### Ton und Eskalation passen nicht

Ein langjähriger Mandant braucht eine andere Erinnerung als ein neuer Schuldner. Standardtexte bilden das selten ab.

### Übergabe in ZV ist brüchig

Wenn Mahnungen scheitern, müssen Forderungsstand, Schriftverkehr und Zahlungen erneut zusammengestellt werden.

## Vom offenen Posten zur Entscheidung

Mahnwesen als laufender Kanzlei-Prozess, nicht als Monatsaktion.

### 01 — KI-Schritt

**KI:** KI gleicht Rechnungen, Bankeingänge und Gutschriften ab und markiert offene oder teilweise bezahlte Posten.

**Sie:** Buchhaltung oder Sekretariat bestätigt strittige Treffer.

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### 02 — KI-Schritt

**KI:** KI ordnet Mahnstufe, Verzugszins und empfohlene Tonalität anhand von Mandantentyp und Historie zu.

**Sie:** Sie ändern Stufe oder Ton, wenn Mandatsbeziehung oder Strategie es verlangt.

### 03 — KI-Schritt

**KI:** KI erstellt Zahlungserinnerung, Mahnung, Ratenplanangebot oder letzte Fristsetzung mit Zahlungslink.

**Sie:** Freigabe bleibt im Team; sensible Mandanten können auf manuell gesetzt werden.

### 04 — KI-Schritt

**KI:** KI überwacht Reaktion, Zahlung oder Fristablauf und schlägt nächste Eskalation vor.

**Sie:** Sie entscheiden über Kulanz, Ratenzahlung, Stopp oder Übergabe an Zwangsvollstreckung.

> **Berufsträger-Kontrolle:** Mandantenkommunikation und Eskalation werden nie ohne definierte Freigaberegeln versendet. Jede Mahnstufe ist nachvollziehbar und kann pro Mandant ausgesetzt werden.

## Funktionen

- **Offene-Posten-Cockpit** — Alle überfälligen Rechnungen mit Alter, Betrag, Mandant, Risiko und empfohlener Aktion.
- **Mahnstufen-Regeln** — Stufen, Fristen, Texte, Gebühren und Eskalationen sind pro Kanzlei oder Mandantentyp konfigurierbar.
- **Verzugszins-Berechnung** — Zinsen nach Stichtag und Forderungstyp werden automatisch berechnet und in Schreiben übernommen.
- **Ratenpläne** — Ratenzahlungsvereinbarungen werden überwacht; Ausfälle lösen Wiedervorlagen oder Eskalation aus.
- **ZV-Übergabe** — Bei Scheitern wird das Forderungskonto ohne Medienbruch an die Zwangsvollstreckung übergeben.

## Optimaite Mahnwesen vs. manuelle OP-Liste

| Feature | Optimaite Law | Excel / DATEV Export |
|---|---|---|
| Priorisierung | Nach Alter, Betrag und Risiko | Sortierung nach Datum |
| Mahntexte | Mandantenspezifisch | Ein Standardbrief |
| Zinsberechnung | Automatisch | Manuell oder ausgelassen |
| Übergabe ZV | Mit Forderungskonto | Neu zusammenstellen |

## Häufige Fragen

### Kann ich bestimmte Mandanten vom automatischen Mahnwesen ausnehmen?

Ja. VIP-Mandanten, laufende Vergleichsgespräche oder strittige Rechnungen können auf manuell, pausiert oder Partnerfreigabe gesetzt werden.

### Werden Mahnungen direkt verschickt?

Nur wenn Sie das Regelwerk so konfigurieren. Viele Kanzleien starten mit Entwürfen und aktivieren später automatische erste Zahlungserinnerungen.

## Verwandte Module
- [Zwangsvollstreckung](https://www.optimaite.eu/law/zwangsvollstreckung)
- [Abrechnung & Buchhaltung](https://www.optimaite.eu/law/rvg-abrechnung)
- [Mandantenportal](https://www.optimaite.eu/law/mandantenportal)