# KI-Aktenmanagement für Kanzleien — Optimaite Law

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> Akten, die mitarbeiten.

Aus jeder Mandatsanfrage entsteht in fünf Minuten eine vollständige Akte: KI extrahiert Parteien, weist Aktenzeichen zu, startet die Konfliktprüfung, erkennt Fristen aus eingehenden Schriftsätzen, weist die Akte dem zuständigen Sachbearbeiter zu und öffnet die Wiedervorlage — alles vor Ihrem ersten Klick. Soll/Ist, Realisierung und Auslastung laufen pro Akte automatisch mit.

**Was die KI macht:** KI weist Akten und Parteien zu · erkennt Fristen · öffnet Wiedervorlagen · misst Realisierung und Auslastung — Sie führen das Mandat.

## Probleme heute

### Akten-Anlage als Stunden-Job

Eine neue Akte aufzubauen — Parteien anlegen, Adressen prüfen, Konflikte checken, Dokumente sortieren, Anwälte zuweisen — kostet 30-60 Minuten Sekretariatszeit pro Mandat.

### Doppelte Parteien-Stammdaten

Klassische Kanzleisoftware hat 'Müller GmbH', 'Mueller GmbH' und 'Müller Gesellschaft mit beschränkter Haftung' als drei separate Stammdaten. Konfliktprüfung funktioniert nur teilweise.

### Eingangspost wird umkopiert

Jeder Brief, jede E-Mail, jeder beA-Eingang wird vom Sekretariat umbenannt, in den richtigen Ordner geschoben und mit einem Tag versehen — bei 100 Eingängen pro Tag eine vollständige Stelle.

## Wie eine neue Akte in Optimaite entsteht

Eine Mandantenanfrage trifft ein — fünf Minuten später ist die Akte vollständig eingerichtet.

### 01 — KI-Schritt

**KI:** KI liest die Anfrage (E-Mail, Kontaktformular, beA-Eingang oder gescannter Brief) und extrahiert: Auftraggeber, Gegner, Streitgegenstand, Sachverhalt, Datum, Anlagen.

**Sie:** Sie sehen die Extraktion als strukturierte Karte — Korrektur mit einem Klick, falls die KI zwei Personen verwechselt hat.

### 02 — KI-Schritt

**KI:** KI gleicht Parteien gegen Ihren Stammdatenbestand ab — 'Müller GmbH' ≠ 'Mueller GmbH' wird als Match erkannt; bei Unsicherheit fragt die KI.

**Sie:** Sie bestätigen Match oder legen einen neuen Stammdatensatz an — beides mit einem Klick.

### 03 — KI-Schritt

**KI:** KI startet die Konfliktprüfung gegen alle aktiven und archivierten Mandate. Treffer werden mit Begründung gezeigt — auch transitive Konflikte (Konzernverbund, Geschäftsführer-Identität).

**Sie:** Sie entscheiden über Annahme/Ablehnung — die Entscheidung wird mit Begründung im Audit-Log dokumentiert (BRAO-relevant).

*Konflikt: Akte M-2023-0091, gleicher Geschäftsführer*

### 04 — KI-Schritt

**KI:** KI weist die Akte basierend auf Rechtsgebiet, Auslastung und Mandatshistorie zu — Fachanwalt für Strafrecht für StGB-Mandate, junge Associates für Fristengeschäft.

**Sie:** Zuordnungsregeln ändern Sie direkt im Workflow — Korrekturen verbessern künftige Vorschläge.

### 05 — KI-Schritt

**KI:** KI legt die Akten-Struktur an: Tabs für Schriftsätze, Korrespondenz, Belege, Notizen, Gutachten — pro Rechtsgebiet konfigurierbar.

**Sie:** Sie öffnen die Akte und finden alles bereits da: Anfrage, Mandantenstammdaten, Konflikt-Status, Bearbeiterzuweisung.

> **Berufsträger-Kontrolle:** Konfliktentscheidungen, Mandatsannahmen und Anwaltszuweisungen werden mit Berufsträger-ID und Zeitstempel im revisionssicheren Audit-Log gespeichert. Granulare Rechte sorgen dafür, dass nur zugewiesene Anwälte Akten sehen — Mandatsgeheimnis bleibt gewahrt.

## Funktionen

- **Wiedervorlagen & Abendkontrolle** — Strukturierte Wiedervorlagen (einmalig oder wiederkehrend) mit Verknüpfung zu Akte, Mandant und Dokument. Die Abendkontrolle führt jeden Tag durch alle Fristen — pro Item OK / Aktion nötig / Eskalieren.
- **Auslastung & Realisierung pro Akte** — Soll/Ist-Stunden, Budget-Verbrauch und Realisierungsquote sind pro Akte sichtbar. Eine Heatmap zeigt Auslastung pro Person und Kalenderwoche; Forecast und Top-Mandanten-Auswertung sind eingebaut.
- **Stamm­daten-Dedup­li­zie­rung** — KI erkennt 'Müller GmbH' vs 'Mueller GmbH' als gleiche Entität — Adressen, Handelsregister-Nummer, USt-ID werden abgeglichen, Geschäftsführer-Identität für transitive Konflikte ausgewertet.
- **Volltextsuche über alle Akten** — OCR aller PDFs, semantische Suche ('Wer hat im Schmidt-Mandat über §242 gesprochen?'), Filter nach Rechtsgebiet, Anwalt, Datum — und Sourcen-Citations zu jedem Treffer.
- **Versionsverlauf jedes Dokuments** — Jede Änderung, jede Track-Change, jeder Re-Upload wird mit Zeitstempel und Bearbeiter-ID gespeichert. Roll-back jederzeit möglich.
- **Granulare Berechtigungen** — Per-Akte, Per-Tab, Per-Dokument-Sichtbarkeit. Referendare sehen nur ihre Akten; Equity-Partner alle. M&A-Mandate können vom Streitrecht-Bereich isoliert werden.
- **Akten-Status-Pipeline** — Mandant-Anfrage → Konfliktprüfung → Mandatsvereinbarung → laufend → abgeschlossen → archiviert. Sichtbar als Kanban-Board oder Liste.
- **Aufbewahrungs­fristen automatisiert** — 10-jährige Aufbewahrungsfrist nach §50 BRAO automatisch berechnet, Verlängerungen bei Berufsregress dokumentiert, Löschungs-Workflow DSGVO-konform.

## Optimaite Aktenmanagement vs. RA-MICRO/AnNoText

| Feature | Optimaite Law | RA-MICRO Akte / AnNoText |
|---|---|---|
| Akten-Anlage aus Anfrage | 5 Min. via KI | 30-60 Min. manuell |
| Stammdaten-Dedup | Fuzzy-KI-Match | Exakter String-Match |
| Volltextsuche | Semantisch + OCR | Dateiname / Stichwort |
| Mandantenportal-Verknüpfung | Nativ, pro Akte | Add-On oder fehlt |
| Rollenbasierte Rechte | Per Akte/Tab/Dokument | Per Benutzer global |

## Häufige Fragen

### Wie viele Akten kann Optimaite verwalten?

Optimaite Law ist auf sehr große Aktenbestände ausgelegt und unterstützt Großkanzleien mit umfangreichen aktiven und archivierten Mandaten.

### Werden archivierte Akten weiter durchsuchbar?

Ja. Archivierte Akten bleiben in der Volltextsuche, werden aber als 'archiviert' gekennzeichnet. Aufbewahrungs- und Löschungs-Workflows nach §50 BRAO und DSGVO sind voll automatisiert.

### Können wir die Akten-Struktur pro Rechtsgebiet anpassen?

Ja. Strafrechtsmandate brauchen andere Tabs (Anklage, Hauptverhandlung, Plädoyer) als M&A (Term Sheet, Due Diligence, Closing). Pro Fachanwaltschaft konfigurierbar — Vorlagen mitgeliefert für alle 24 Rechtsgebiete.

## Verwandte Module
- [Intelligenter Posteingang](https://www.optimaite.eu/law/bea)
- [Konfliktprüfung](https://www.optimaite.eu/law/konfliktpruefung)
- [KI-Schriftsatz](https://www.optimaite.eu/law/schriftsatz-ki)