# Optimaite Law — Modernes Kanzlei Management System mit KI

Source: [https://www.optimaite.eu/law](https://www.optimaite.eu/law)

> KI-Geschwindigkeit. Juristische Kontrolle. — Automatisieren Sie Intake, Entwurf, Prüfung und Fallbearbeitung — mit On-Prem-Deployment, Approval-Gates und Audit-Trails.

Kein Chatbot. Eine gesteuerte Plattform.

Optimaite-Agenten arbeiten innerhalb kontrollierter Workflows – damit Kanzleien Geschwindigkeit gewinnen, ohne Verantwortlichkeit zu verlieren.

## Vollständig — wo andere aufhören.

Reine Drafting-Tools wie Noxtua oder ChatGPT-Plugins schreiben Texte. Optimaite Law deckt den gesamten Kanzleibetrieb ab — von der Mandatsannahme bis zur Buchhaltung. Acht Säulen, eine Plattform, eine Datenquelle.

### Aktenmanagement

Mandanten, Gegenparteien, Beteiligte, Fristen, Aktenzustände, Konfliktprüfung — KI-gestützt. Volltextsuche über alle Akten und Dokumente.

*Akte → Beteiligte → Dokumente → Fristen → Termine*

### KI-Schriftsatz

KI-gestützter Schriftsatzentwurf mit juristischen Quellen, nachvollziehbaren Vorschlägen und nativen Track Changes direkt im Dokument.

*Quellen · Track Changes · Juristischer Kontext*

### beA-Integration

beA-Eingang, Versand und Postausgangsbuch werden in die Kanzleiabläufe integriert. Korrespondenz wird analysiert und der passenden Akte zugeordnet.

*Empfang · Versand · Postausgangsbuch automatisiert*

### RVG-Abrechnung

Automatische Gebührenberechnung nach RVG. Zeiterfassung, Auslagen, Sammelrechnungen. Erlösverteilung und DATEV-Export inklusive.

*RVG-Engine · Zeit · Auslagen · DATEV-Export*

### Buchhaltung

Vollständige Mandantenbuchhaltung — Hauptbuch, Fremdgeld-Konten, GKG-Abgleich, Audit-Export. KI-gestützter Bankabgleich.

*Hauptbuch · Fremdgeld · GKG · KI-Abgleich*

### Controlling

KPI-Dashboards für die ganze Kanzlei. Profitabilität pro Mandat, Stundenfreigaben für Mitarbeiter, Partner-Reporting in Echtzeit.

*KPIs · Profitabilität · Time Approval · Partner-Reports*

### Mandantenportal

Sichere Dokumentenfreigabe, E-Signatur und verschlüsselte Mandantenkommunikation — getrennt vom internen Kanzleizugriff.

*Sicherer Datenraum · E-Sign · Mandantenchat*

### Mobile App

Native iOS- und Android-App. Akten, Termine, Kommunikation, Spracherfassung — auch offline. Verschlüsselter Secure-Storage.

*iOS · Android · Offline · Verschlüsselt*

Alle acht Säulen laufen auf einer Datenbasis. Keine Datensilos. Keine doppelte Pflege. Eine Plattform.

## Modernes Kanzlei Management System.

Ein Kanzlei Management System (KMS) ist die zentrale Software-Plattform, mit der eine Kanzlei ihren gesamten Geschäftsbetrieb steuert: Mandate, Akten, Termine, Schriftsätze, Korrespondenz über beA, Abrechnung nach RVG, Buchhaltung, Controlling, Mandantenkommunikation und Mobile-Zugriff.

Klassische Systeme wie RA-MICRO, AnNoText oder Advoware sind über Jahrzehnte gewachsen und decken zwar viele Funktionen ab — wirken aber technologisch wie aus einer anderen Zeit. Komplexe Oberflächen, langwierige Einführung, hohe Lizenzkosten pro Arbeitsplatz und KI nur als nachgeklebte Funktion.

Die neue Generation moderner Kanzleisoftware ist KI-nativ konzipiert: Statt einzelner KI-Module ist KI ein durchgängiger Layer über alle Workflows. Das gilt für Aktenpflege ebenso wie für Schriftsatzentwurf, beA-Korrespondenz, Belegerfassung, Bankabgleich und Controlling-Reports.

Optimaite Law gehört zu dieser neuen Generation: Cloud-first und gleichzeitig vollständig On-Premise-fähig, mit flexibler KI-Ausführung, BRAO- und DSGVO-konform und mit individuellen Angeboten ohne Pro-Arbeitsplatz-Lizenzen.

Ein modernes Kanzlei Management System leistet 2026 vier Dinge: Es ersetzt nachweislich manuelle Routine durch verlässliche KI-Automatisierung, es ist über alle Funktionen hinweg integriert (statt einer losen Sammlung von Tools), es ist Compliance-by-Design (§43e BRAO, §203 StGB, DSGVO sind kein Aufwand, sondern Standard), und es skaliert linear vom Einzelanwalt bis zur 200-Anwalt-Sozietät auf derselben Codebasis.

## Antworten auf echte Anwaltsfragen.

### Was unterscheidet Optimaite Law von einem reinen KI-Drafting-Tool wie Noxtua?

Optimaite Law deckt den gesamten Kanzleibetrieb ab — Aktenmanagement, KI-Schriftsatz, beA, RVG-Abrechnung, Buchhaltung, Controlling, Mandantenportal und Mobile App. Reine Drafting-Tools schreiben Texte, lassen Sie aber bei Akten, Abrechnung und Buchhaltung allein. Bei uns hängt alles zusammen: Ein Schriftsatz wird der Akte zugeordnet, der RVG-Gebührenrahmen leitet sich automatisch ab, und die Rechnung läuft über die integrierte Buchhaltung.

### Ist die beA-Integration nativ oder nur eine API-Brücke?

Nativ in den Kanzleiablauf integriert. Eingehende Nachrichten werden klassifiziert, Akten zugeordnet und gegen Konflikte geprüft. Der Postausgang wird mitgeführt, sodass beA nicht als isolierter Nebenschauplatz läuft.

### Beinhaltet Optimaite Law eine vollständige Mandantenbuchhaltung?

Ja. Hauptbuch, Fremdgeld-Konten, GKG-Abgleich, Erlösverteilung zwischen Partnern, KI-gestützter Bankabgleich und DATEV-Export sind Bestandteil der Plattform. Sie brauchen keine separate Buchhaltungssoftware.

### Was bietet das Controlling-Modul?

Echtzeit-KPI-Dashboards für die gesamte Kanzlei: Profitabilität pro Mandat und pro Mandant, Auslastung der Mitarbeiter, Time-Approval-Workflows für die Stundenfreigabe und Partner-Reports. Das Modul ist die jüngste Erweiterung der Plattform und wurde in enger Zusammenarbeit mit Partnerinnen mittelständischer Sozietäten entwickelt.

### Welche KI-Modelle nutzt Optimaite Law?

Optimaite Law nutzt eine flexible KI-Ausführung, die je nach Aufgabe, Datenschutzanforderung und gewünschter Qualität den passenden Verarbeitungsweg wählt. Kein Lock-in auf einen einzelnen Anbieter. Ihre Daten werden nicht zum Modelltraining verwendet.

### Erfüllt Optimaite Law §43e BRAO und §203 StGB?

Ja. Wir verpflichten uns vertraglich zur anwaltlichen Verschwiegenheit nach §43e BRAO und schließen alle eingebundenen Subunternehmer entsprechend ein. Eine separate Verschwiegenheitserklärung nach §203 StGB stellen wir auf Wunsch aus. Alle Verarbeitungen sind DSGVO-konform und werden nach §4 BORA dokumentiert.

### Kann man Optimaite Law on-premise betreiben?

Ja, ohne Funktionseinschränkungen. Optimaite Law kann in Ihrer eigenen Infrastruktur betrieben werden; unser Team begleitet Planung, Einrichtung und Betriebskonzept. Cloud-only ist nicht erforderlich.

### Gibt es eine native Mobile App?

Ja, nativ für iOS und Android. Akten, Fristen, Kommunikation und Spracherfassung funktionieren auch offline und werden bei Verbindung synchronisiert. Daten sind im verschlüsselten Secure-Storage abgelegt.

### Eignet sich Optimaite Law für Einzelanwälte UND Großkanzleien?

Ja. Optimaite Workspace eignet sich als Einstieg für einzelne Anwälte. Optimaite Law wird individuell für Kanzleien jeder Größe angeboten — von Solo- und kleinen Kanzleien bis zu mittelgroßen Sozietäten und Großkanzleien.

### Wie funktioniert eine Migration von RA-MICRO oder einer anderen Kanzleisoftware?

Wir importieren Stammdaten (Mandanten, Akten), historische Korrespondenz, Fristen und offene Posten. Erfahrungswert: 6–10 Wochen für mittelgroße Kanzleien. Während der Migration laufen Alt- und Neusystem parallel — kein Risiko für laufende Mandate.

## Pricing

Optimaite Law kostet öffentlich €139 pro internem Nutzer und Monat. Alle Law-Module sind enthalten; KI-Kontingent, Deployment und Onboarding werden im Angebot passend zur Kanzlei festgelegt.

- Seat — €139/Monat (Pro internem Nutzer)
- Module — Inklusive (Alle Law-Module)
- Einführung — Geplant (Onboarding, Migration, Deployment)

*Öffentlicher Seat-Preis: €139 pro internem Nutzer/Monat*